מרבית בעלי העסקים אינם מיחסים חשיבות רבה נושא גביית החובות למרות שהוא צורך בסיסי וחשוב בניהולו של כל עסק וצריך להיעשות בצורה מקצועית ונכונה.
אז כיצד עושים זאת? כדאי מאוד שתקראו ותיישמו את העקרונות החשובים הבאים:
1. התייחסות רצינית – הכי חשוב להתייחס לנושא גביית החובות בכובד ראש וברצינות רבה. כשאתה תתייחס אל החובות שלך בצורה הנכונה, מרב הסיכויים שיקלטו זאת גם הלקוחות ועובדי החברה. תרגיש בנוח לגבות את הכסף שמגיע לך. זה שחייב צריך להרגיש שלא בנוח, משום שהוא הפר את ההסכם שהיה ביניכם. גביה היא חלק ממשי מתהליך המכירה והיא סיום והתחלה של מכירה איכותית ומשתלמת לשני הצדדים.
2. ממונה על גביית החובות – נושא גביית החובות צריך להיות מנוהל על ידי אדם אחד שימונה לכך. המנהל את גביית החובות יערוך מעקב מדויק וקבוע לגביית הכסף ותזרים המזומנים, יפעיל את האנשים המתאימים בעניין ולא ירפה מכך. רצוי להעסיק בתפקיד זה אדם חביב ונעים שיודע ליצור קשרים טובים וחברותיים עם הלקוחות.
כשלקוח מרגיש "חבר", הוא ישתדל לתת את הכסף בזמן כדי לשמור על היחסים החבריים ביניהם.
מנהל גביית החובות יערוך נוהל גבייה מסודר וברור, המתאים לנהלי העסק שיקבע על תדירות התזכורות ללקוח, הליך גביית החוב, מתי מפסיקים לספק סחורה ומתי שוכרים עזרה מעורך דין. עליו לערוך קיטלוג של הלקוחות שעומדים בהתחייבויותיהם ומשלמים בזמן ולקוחות שתהליך הגבייה אצלם קשה וממושך. במידה ומנהל הגבייה מגלה כי יש לקוחות קטנים, שמעכבים באופן תמידי תשלומים ואינם רווחיים לעסק שלך, אל תפחד לוותר עליהם ולא להמשיך ולמכור להם. תזרים המזומנים של העסק שלך, חשוב יותר מסך המכירות של העסק. מעבר לכך המשאבים שמופנים ללקוח כדי שישלם בזמן, גורמים לבזבוז זמן וכסף.
3. להזכיר, להזכיר, להזכיר – על מנת שתקבל את התשלום בזמן, רצוי לבצע תזכורת ללקוח. את התזכורת יש לבצע בזמנים מתוכננים מראש. עם שליחת החשבונית לתשלום, רצוי להתקשר ללקוח ולבדוק איתו שהוא אכן קיבל אותה ומודע לצורת התשלום ולסכום אותו עליו להעביר אליך. עם התקרב תאריך הפירעון, יש ליצור קשר נוסף ולברר מהי הדרך בה בחר לשלם. בעסקים המנוהלים נכון ישלחו בכל חודש, לכל לקוח בעל אשראי ארוך, מסמך המפרט את החובות לעסק, פריסת התשלומים וזמני הפירעון. הלקוח מבין שאתה זוכר אותו, ומקבל תזכורת על חובותיו והתחייבותו כלפי העסק שלך.
4. "סבלנות? לא בבית ספרנו!" – עבר יום הפירעון ולא ראיתם את הכסף? התקשרו למחרת ובררו מדוע הכסף לא הגיע. אל תתנו לו ארכה נוספת – מגיע לכם לקבל את הכסף השייך לכם בזמן. זמן שעובר לא עושה לכם טוב. לכן עליכם להיות נחושים, אך בו בזמן נחמדים, ולתת הרגשה של חוסר נעימות על מנת שהחייב לכם יבין שאינכם הכתובת "למריחה".
5. העלוקה: לא נעים. אבל אין ברירה – שיטה לא נעימה ולא אהובה אבל הוכחה כטובה ביותר: "להתעלק" על הלקוח כי לחץ מביא כסף. מסתבר שכשיוצרים לחץ על החייב, מתזכרים, מחייבים ונותנים הרגשה לא נעימה ולוחצים אותו לקיר, הכסף מגיע בסוף.
6. פתרון יעיל: צ'ק דחוי – פתרון שמקל על שני הצדדים הוא קבלת המחאות דחויות. יש לך לקוח שמוכר כאחד שלא עומד בתנאי התשלום – בקש ממנו צ'ק דחוי במעמד קבלת הסחורה. ההמחאה הדחויה תשמש לך כערבות לקבלת הכסף.
7. התראה אחרונה – התייאשתם? לפני שאתם פותחים בהליך משפטי, שלחו מכתב רשמי בו יפורטו החובות, זמני הפירעון והפעולות שנקטת לגביית החובות. הראו רצינות ונחישות, משום שלקוח רציני יעדיף לשלם את החוב ולהימנע מתשלומים מיותרים לעורך דין וקנסות של הוצאה לפועל (הוצל"פ).