כיצד להעריך עובדים (ולמה זה בכלל נחוץ)

כיצד להעריך עובדים (ולמה זה בכלל נחוץ)

יהלי פסקין-וולפשטט, פסיכולוגית, חברת "בסיס להערכה"

חבר ילדות שלי מנהל צוות בחברת היי-טק. אחת לחצי שנה מתבצע בחברה תהליך הערכת עובדים במסגרתו הוא מוערך על ידי המנהל שלו, ומבחינתו הוא צריך להעריך את עובדיו. באופן קבוע בתקופות הללו של השנה הוא מוטרד ועצבני. הוא אומר לעצמו: "אני לא יודע מה לכתוב בחלק של המלל החופשי", "איך אסביר לו למה במדד היזמות הוא קיבל ציון של מתחת למצופה", "אם הציונים של הצוות שלי לא יהיו גבוהים לא אקבל בונוס השנה". העיסוק בעניינים כאלה עלול לפגוע באפקטיביות ובאובייקטיביות של התהליך, וליצור אווירה לא נעימה ומתח במקום העבודה.

כדי לשפר את התהליך יש להבחין בין שני סוגים  של הערכות: הערכה התפתחותית והערכה אדמיניסטרטיבית.

מטרת ההערכה ההתפתחותית היא להבהיר לעובד מה הוא עושה טוב ומה פחות, ולעזור לו להשתפר באזורים החלשים . מטרת השנייה  לעזור למקבלי ההחלטות בארגון לקבל החלטות אדמיניסטרטיביות כגון כיצד לחלק בונוסים, את מי לקדם ואילו הדרכות לקיים.

כעת להמלצות חשובות להפיכת שיחת ההערכה למוצלחת:

1. הערכה מילולית ולא רק כמותית- על המעריך להעריך את העובד, ולהסביר את נקודות החוזקה והחולשה של העובד במילותיו שלו.
2. מיקוד בהתנהגות ולא באדם- יש להתייחס להתנהגויות ספציפיות שהעובד עשה ולמעשים שביצע (למשל: "בישיבה הזאת התנהגת בגסות"), ולהימנע מאמירות כוללות עליו כאדם (למשל: "אתה גס רוח"). חשוב להדגיש כי התנהגויות הן נשלטות, וניתן לשנותן. אין המקום בהערכה מסוג זו לשנות את או להעביר ביקורת על אופי העובד.
3. שימוש בדוגמאות- יש להכין מראש דוגמאות מהשטח שיתמכו בנקודות החוזק ובנקודות החולשה שיועלו. העובד ירגיש כי מוקירים את העבודה הטובה שעשה, אך גם יבין אילו התנהגויות עליו לשנות ומהן התוצאות של אלו.
4. התבססות על עובדות- יש להעריך את העובד על סמך עובדות ולא להתבסס על תחושות, שמועות, ומידע חלקי שמהימנותו לא ידועה.
5. שאלות פתוחות ושיקוף- יש לוודא כי העובד מבין את דברי המעריך כראוי, וזאת על ידי שאילת שאלות פתוחות ("מה אתה לוקח ממה שאמרתי?") ולא רטוריות ("נכון שהבנת אותי?"). בנוסף, על המעריך לוודא שהוא מבין כראוי את דברי העובד על ידי שיקוף (חזרה במילים שלו) ("אז בעצם אתה אומר ש…").
6. תיעוד- מומלץ לתעד את עיקרי הדברים שנאמרים על ידי המעריך והעובד בטופס ייעודי. העתק אחד של הטופס יישמר אצל המעריך, והעתק שני יימסר לעובד. טופס זה הינו בסיס לפעולה עבור העובד, ובסיס להערכה הבאה עבור המעריך. יש משמעות למילה הכתובה ותיעוד בטופס מראה על רצינות, ויוצר התחייבות לביצוע אצל העובד.

ניתן ללמוד מהמלצות אלו כי שימוש נכון בכלי של הערכת עובדים יקל על המעריך הן בהכנת ההערכה והן בהעברתה. הוא אף יכול להקל על העובד המוערך, ולהביא לתפיסת התהליך כמועיל. במחקר שנעשה לאחרונה נמצא כי ככל שתהליך ההערכה נתפס כיותר מסייע ומועיל על ידי העובד, המחויבות הארגונית שלו הייתה גבוהה יותר, וזו  תוצאה חיובית ורצויה.