מיכאל פנחס, מומחה בטלפוניה ומחשוב
כך תוזיל את עלויות התקשורת של העסק שלך
מאת: מיכאל פנחס, מהנדס תקשורת, Telecom Experts
עסקים קטנים רבים מחפשים כיצד להוזיל את עלויות התקשורת שלהם, במיוחד בתחום המרכזייה העסקית.
אבל, כיצד בוחרים את המרכזייה המתאימה לעסק הקטן וחוסכים בהוצאות התקשורת בגדול?
עסקים קטנים עד בינוניים, להם יש צורך ב- 5 עד 25 שלוחות, מגלים מהר, שהם משועבדים לעלויות ההולכות וגדלות בגין התקשורת העסקית שלהם.
העלייה הזו בהוצאות נעשית חריפה לאור התפשטות תופעת ה- BYOD (ר"ת: Bring Your Own Device), בה מנהלים ועובדים מגיעים למקום העבודה עם הסמארטפון ו/או הטאבלט שלהם ואינם יכולים להשתמש בשירותי המרכזייה שלהם, בגלל שאינה תומכת בשלוחות סלולריות באופן שקוף.
כך יוצא, שהעסק משלם פעמיים עבור הטלפוניה העסקית: גם על תקשורת קווית וגם על תקשורת סלולרית, ובנפרד.
במקביל, העסק משלם גם על התחזוקה והביטוח של המרכזייה, מה שלא מספק לעסק שום תועלת עסקית או אחרת.
המצב חמור יותר עבור עסקים המחזיקים אצלם מרכזיה ישנה (אנלוגית או מעורבת: אנלוגית –דיגיטלית), שאין כל יכולת לשדרג אותה, כדי שתענה על הצרכים העסקיים של המאה ה- 21 במקום על הצרכים של המאה ה- 19. רבים מגלים, שהם כבולים ב"חתונה קתולית" עם האינטגרטור, זה שהתקין להם את המרכזייה, ואין להם יכולת לבצע בה שינויים בעצמם או בכלל.
מהם השיקולים בבחירת מרכזיה עסקית קטנה?
השאלה הראשונה שצריך לשאול: האם באמת יש צורך במרכזיה עסקית בעסק עצמו?
מכאן, שהמרכזייה יכולה להיות אצל ספק התקשורת, או אצל ספק שירותי הענן, בכל מקום, לאו דווקא בתוך העסק. כדי לקבל שיחות ולהוציא שיחות לא צריך מרכזיה, צריך טלפונים. גם אלו יכולים להיות סמארטפונים, או תוכנה על המחשב. זמנם של הטלפונים הישנים נגמר מזמן. הם חסרי כל תחכום, לא יעילים, איכות השמע שלהם נמוכה והם חסרי קישוריות לעולם החדש של "מסרים מאוחדים" ו"תקשורת אחודה" (Unified Communications).
גם עסק קטן עד בינוני (SMB), שזקוק לשירותי Call Center לתמיכה בלקוחותיו, יכול לקבל זאת ב"מיקור חוץ", כולל "שירותי מענה – מזכירה" מחוץ לשעות העבודה, למשל, מי שנזקק למתן מענה למתקשרים אליו מחוץ לשעות העבודה המקובלות. יש ספקי שירותים כאלו לא מעטים בשוק. דוגמאות: "ביפר", "שידורית" "CallBiz", "קישורית" ועוד. דהיינו: אין סיבה של ממש להחזיק מרכזייה בעסק, כשאת שירותי ה- Contact Center אפשר לקבל במחיר מאוד נמוך מספק חיצוני המתמחה ב"שירותי מזכירה" טלפוניים, 24 שעות ביממה בכל ימות השנה ומספק שירות זה ביעילות וללא כל טרחה מצד העסק.
מול החלופה של רכישת מרכזיה מספק אחד, קווי תקשורת מספק שני, שירותי ביטוח ותחזוקה מספק שלישי, ושירותי ניהול, גיבוי ואבטחה של מכשיר הסלולר של העסק (MDM) מספק רביעי, אפשר לעצור את הכאוס הארגוני היקר הזה ולהחליף אותו בשירות מלא מספק אחד בלבד.
כיום, ספקי שירות רבים מאפשרים לעסק ליישם מרכזיית טלפונים וירטואלית. כלומר: המרכזייה אינה נמצאת אצלו, אלא מצויה אצל ספק השירות. קווי הטלפון מוגדרים כ'שלוחות' והם מקבלים את מגוון שירותי המרכזייה בחיבור על רשת האינטרנט בחיבור דרך רשת האינטרנט הציבורית, או דרך חיבור אינטרנט פרטי ומאובטח יותר (למי שנדרש לחיבור מאובטח).
מרכזיה וירטואלית מוגנת ע"י ספק השירות מפני הונאות, פריצות, האזנות וכיו"ב. מרכזיה פיזית בבית העסק אינה מוגנת, ורכישת אמצעי הגנה נפרדים וייעודיים לסוג המרכזייה שיש בעסק היא משימה יקרה ולעיתים אף מסובכת עד בלתי אפשרית.
מכאן, בשקלול היתרונות והחסרונות בין בחירה במסלול רכישה של מרכזיה בנפרד וקווים מספק אחר מול פתרונות בענן, או מרכזיות וירטואליות של שירותים כוללים מספק אחד (כולל קווים, שלוחות, מכשירים, שדרוג, תחזוקה וכד'), התוצאה מאוד ברורה: הפתרון בענן ומול ספק אחד זול יותר וטוב יותר. בנוסף, תשלום חודשי על שירות מרכזיה וירטואלית יש בו גם היבטים של יתרון בתחום המיסוי לעסק. שכן, מדובר בהוצאה שוטפת ולא הוצאה הונית.