"כללי הזהב" לגבייה טלפונית יעילה

מאת: בועז נחמד, ייעוץ ארגוני, מומחה בגבייה ומנחה סדנאות ומערכת "הטורבו העסקי".

העידן הדיגיטלי בו אנחנו מצויים כיום, מציב אתגרים בתחומים רבים המקיפים את חיינו.

אתגרים אלה אלה לא פוסחים גם על תחום הגבייה – היכולת לגבות מרחוק באמצעות כרטיסי אשראי, העברות בנקאיות וכדומה, מביאים, בין היתר, לכך שבשנים האחרונות הולך וגבר השימוש בגבייה הטלפונית (הידוע גם כטלקולקטינג).

בעל העסק, הרי לפניך "כללי הזהב" לגבייה טלפונית יעילה:

1. אם כבר הזכרנו בתחילה את העידן הדיגיטלי וההתפתחויות הטכנולוגיות המתקדמות חדשות לבקרים, הרי שעליך לאפשר לאדם האמון על הגבייה בעסק שלך (בין אם זה אתה או אדם אחר שמינית לצורך הטיפול בנושא זה), לגבות באמצעות כל דרכי החיוב האפשריות כיום: כרטיסי אשראי, העברות בנקאיות, הוראות קבע, שיקים, מזומן ובכל דרך אחרת שתחזיר את הכסף לידי העסק שלך.
2. פעל למען קבלת מלוא החוב מהחייב. אל תוותר מראש על חלקים מהחוב הנוכחי, גם לא על חלקים בו מהעבר הרחוק, וגם עם חובות שעוד לא הגיע מועד תשלומם על-ידי הלקוח.
3. הזמן שעובר אינו מיטיב, בדרך כלל, עם גורלו של החוב. לכן, פעל להחזר החוב מוקדם ככל האפשר, כדי שלא לגרום לגניבת אשראי עמוקה יותר מהעסק שלך.
4. פעל לקבלה מהירה יותר של שיקים, גם אם עתידיים לאחר שאתה והלקוח סגרתם עסקה או מיד לאחר שהלקוח קיבל לידיו את הסחורה מכם.
5. קיימת העדפה ברורה לקבלת שיקים עתידיים כמה שיותר מוקדם עם מועד ביצוע המכירה או קבלת הסחורה על ידי הלקוח.
6. השתדל לקיים כמה שיותר שיחות טלפון בכמה שפחות זמן.
7. דאג לתיעוד מוקלט ומלא של שיחת הגבייה עם הלקוח.
8. לצד תיעוד השיחות, כאמור לעיל, אל תשכח לשלוח מכתבים רשומים לחייב. הדבר לא רק משמש כהרתעה, אלא גם עשוי לרוב להעניק לך יתרון קדימות בטיפול בעניין החזר החוב שלך.
9. התחל את שיחות הגבייה כשתנאי תשלום החוב נמוכים מתנאי האשראי שהענקת ללקוח בעת הוצאת העסקה אל הפועל.
10. היה אסרטיבי לכל אורך תהליך הגבייה ובמיוחד בעת ביצוע שיחת הגבייה הטלפונית. לכל אורך התהליך אל תשכח כי הכסף הוא הכסף שלך.
11. אל תהסס להיות נודניק ולנהוג כקרציה מתעלקת, על מנת לגבות את החוב מהלקוח.
12. אם כבר דיברנו בתחילה על העידן הדיגיטלי וההתפתחויות הטכנולוגיות המתקדמות חדשות לבקרים, הרי שעליך לאפשר לאדם האמון על הגבייה בעסק שלך (בין אם זה אתה או אדם אחר שמינית לצורך הטיפול בנושא זה), לגבות באמצעות כל דרכי החיוב האפשריות כיום: כרטיסי אשראי, העברות בנקאיות, הוראות קבע, שיקים, מזומן ובכל דרך אחרת שתחזיר את הכסף לידי העסק שלך.
13. אם החברה החייבת לך כספים היא חברה גדולה, אל תהסס ולו לרגע להתקשר עם הבעלים ו/או המנכ"ל על מנת לדרוש ממנו את תשלום החוב.
14. למרות ובין האסרטיביות וההתעלקות, אל תשכח גם להקשיב ללקוח החייב. מתוך רצון וטוב והקשבה מצידך, אל תשכח לכוון את השיחה להבהרת והדגשת הצורך המיידי בהחזרת החוב של הלקוח לידי העסק שלך.
15. אין "להיזכר" להרים טלפונים לחייב רק לאחר שעבר מועד התשלום. אל חייבים שכבר הוכיחו בעבר כי הם בבחינת "שור מועד", יש להקפיד להתקשר אליהם, אל כל אחד ואחד מהם, עוד לפני הגיע מועד זמן התשלום. אין צורך להרגיש רע עם זה.
16. אם הגבייה הטלפונית אינה מצליחה להשיג את יעדה, יש לעבור לשלב הבא: גבייה ישירה בבית העסק של הלקוח החייב, בין אם בתיאום עמו או בין אם בהפתעה,, כלומר: בלי הודעת הגעה מראש.