מנש שערי, ייעוץ עסקי וארגוני
בעלי עסקים רבים עימם אני נפגש לא יודעים את הנתונים הבסיסיים ביותר בנוגע לניהול הכספים שלהם. לדוגמה, האם הם מרוויחים או מפסידים, מהו הרווח הגולמי שלהם או מהי העלות באחוזים של חומר הגלם וקבלני המשנה מתוך הגבייה שלהם על העבודה. בעלי עסקים אלה סומכים על כך שרואה החשבון ייתן להם את התשובות בסוף השנה.
אבל, הם לא מבינים שלקבל נתונים מרואה חשבון בסוף השנה או מתישהו במהלכה, יהיה לעתים מאוחר מדי.
מדוע?
משום שרואה החשבון משקלל את הנתונים שהבאתם לו לאחר שעשיתם את מה שעשיתם במהלך תקופת זמן. הדבר המעניין הוא כי גם אם דו"ח רואה החשבון מראה רווחים בסוף השנה, רוב העסקים לא באמת רואים את אותו הרווח בחשבון הבנק.
ה'אלף-בית' הפשוט ביותר של שליטה פיננסית, הוא ההוצאות נמוכות מההכנסות, באופן שוטף וגורף. אסור לעסק להוציא יותר ממה שהוא מרוויח, ואם עסק מתנהל אחרת ותמיד מוצאים סיבות להצדיק ולמצוא היגיון בהפרה של כלל זה, יש בעיה בהנהלה ובמחלקת החשבונות.
בעל עסק או מנהל כספים צריכים להפעיל שליטה יומיומית על הכנסות והוצאות כדי לדאוג תמיד שההכנסות גדולות מההוצאות!
איך עושים את זה??? אם תנסו לא תפסידו… (וזה עדיף, לעניות דעתי, על הכנת קובץ אקסל מיוחד לכך)
כדי לוודא שההוצאות נמוכות מההכנסות, בעל עסק צריך לדעת קודם כל מהן ההוצאות השוטפות והקבועות שלו, כמה מוציאים בחודש על כל הדברים פרט לחומר גלם וספקי משנה (כמובן שהכל כולל מע"מ). עכשיו יש לנו מספר. לאחר מכן לוקחים את כל ההוצאות שהיו על חומרי גלם וספקי משנה בשנה האחרונה (כולל מע"מ) מחלקים ל-12. עכשיו אנו יודעים כמה הוצאנו בממוצע בשנה האחרונה על חומרי גלם וספקי משנה. עכשיו לוקחים את כל ההכנסות כולל מע"מ מהשנה האחרונה, מחלקים ל-12. עכשיו רואים כמה מע"מ שילמתי בשנה האחרונה, יופי, מחלקים ל-12. את הנתון של ההכנסה הכללית לחודש משבצים במשבצת למעלה, את המע"מ אחד מתחת, את חומרי הגלם וספקי המשנה מתחת למע"מ. ההכנסה הכללית (כולל מע"מ) מינוס מע"מ מינוס חומרי גלם וספקי משנה יתן לנו נתון שיקרא הכנסה מתוקנת, כדי לא להתבלבל עם מינוחים שונים שכבר קיימים נגדיר את ההכנסה המתוקנת.
הכנסה מתוקנת – הכנסה כללית כולל מע"מ מינוס מע"מ ששילמנו מינוס חומרי גלם וספקי משנה.
אם המספר שיצא לכם בהכנסה המתוקנת גדול יותר מסכום ההוצאות הקבועות אתם מרוויחים ואם לא אז אתם מפסידים, ובעזרת הטבלה הזו אתם יודעים בדיוק כמה.
מה עוד נותנת לנו הטבלה הזו? כמה אחוזים מתוך ההכנסה מנוצלים לתשלום על חומרי הגלם והספקים. בעזרת הטבלה אני יכול לתמחר את היומית שלי, אני יכול לבדוק אם העסק שלי, באמצעים הקיימים, יכול לייצר את אותו הסכום שהגעתי אליו. בנוסף לכל אלה, אפשר לתת מכסות מדויקות לאנשי המכירות שלי – מכסה יומית, שבועית וחודשית.
בנוסף, כשמסדרים את נתוני הכספים באופן הזה, ניתן לראות היכן אפשר לקצץ. לדוגמה: ראינו בעסק מסויים מתחום האופנה שהוא מייבא כל עונה כשליש יותר מלאי באופן שוטף, מלאי זה עומד במחסנים, תופס מקום ומתיישן, חיסכון זה במלאי שווה לבדו את ההבדל בין רווח להפסד.
התחילו בעצמכם להפעיל שליטה פיננסית יומיומית על העסק שלכם, השתמשו בכלים כגון תזרים מזומנים והטבלה המוצגת למעלה, קצצו ושלטו בהוצאות, אל תניחו לשום אדם בעסק שלכם להזמין משהו מבלי שיש עליו דין וחשבון, קיצוץ בהוצאות מעיד על מחלקת חשבונות וכספים עירנית לא על היותכם מרוששים. ללא פיקוח הדוק על הוצאות תמצאו את עצמכם מוציאים יותר ממה שאתם מרוויחים. אין יוצאים מן הכלל.
* מבוסס על חומריו של ל.רון הבארד