לרובכם, מתישהו, ייצא להכין מצגת עסקית. יכול היות שזו מצגת למשקיעים שלכם, לספקים שלכם, או אפילו לצוות העובדים שלכם. מה שבטוח, אתם חייבים שהמצגת הזו תהיה מעולה. אז.. איך עושים את זה? להלן מספר כללים שכדאי להקפיד עליהם כשמכינים מצגת עסקית:
- זכרו שאתם המציגים, והפרזנטציה היא רק כלי עזר להמחיש את מה שאתם אומרים באמצעים ויזואליים. הפרזנטציה באה לתמוך בכם, ולא להיות בול, מילה במילה, הנאום שלכם.
- פחות זה יותר. אל תכינו מיליון שקופיות. עדיפה מצגת של 10 שקפים שמעבירה את המסר על אחת של 35 שקפים שלא זוכרים בסופה כלום ממה שנאמר בהתחלה. זכרו שיכולת הקשב של הקהל שלכם היא מוגבלת ביותר. גם אם הקהל שלכם אוהב את מה שאמרתם עד כה והקשיב לכם בהתלהבות, בעידן הסמארטפונים של היום, מספיק שהם יקבלו התרעה בוואטסאפ – והופ! הנה הלכה ההקשבה שלהם לפח.
- שמרו על פשטות. השתדלו לא להפציץ ולהפגיז את הקהל שלכם במיליון מסרים. נסו לשמור על מסר אחד מרכזי לכל שקף.
- מיתוג. הפרזנטציה היא כלי מדהים ונהדר לעטוף את התוכן של דבריכם במעטפה חזותית שמשדרת את החברה שלכם. הכניסו שקף פותח ושלבו בו את לוגו החברה שלכם. הכניסו שקף אחרון של "תודה", או "תודה שהקשבתם", ושלבו גם בו את לוגו החברה שלכם.
- כותרות. השתדלו שכל הכותרות במצגת יהיו באותו גודל אות ובאותו צבע. אם החלתם אפקט מסויים (הטלת צל לדוג'), דאגו שהוא יופיע בכל הכותרות. אחידות בכותות ובכותרות משנה, לא רק שתיראה יותר אלגנטית ומרשימה, גם תועיל ל"קבץ" את המידע שאתם רוצים שהצופים שלכם יזכרו.
טעות מהותית שרבים נוטים לעשות ושאסורה בתכלית האיסור:
לא לשחק עם מספר צבעים בתוך כותרת אחת! - עזבו אתכם מאפקטים. מכירים את האפקטים המדליקים האלה של פאואר פוינט עם כל מיני ריבועים מסתובבים וצלילי "בויייייינג!"? אז זהו, שגם הלקוחות שלכם מכירים, ולא רק שזה לא מעניין אותם, הם גם די שונאים את האפקטים האלו, ובצדק. אף אחד לא רוצה לשמוע מצגת שיש בה קולות של מכונת כתיבה כשהטקסט רץ מימין לשמאל. זה אולי נחמד כשמכינים מצגת ליום הולדת או עבור ערב משפחתי, אבל ממש לא לעניין כשמדובר במצגת עסקית.
- השתדלו שרוב המלל שאתם מעבירים יהיה באופן מילולי. אם בכל זאת אתם רוצים לחזור על נקודות חשובות בכתיבה בשקופית, עשו זאת בכתב ברור. אתם רוצי שגם הקהל שיושב בסוף האולם יצליח לקרוא את המסר שלכם. השתמשו בפונט אריאל בגודל בין 32- 40 פונט. תמצתו את המלל שלכם למשפטים ספורים והשתדלו לא להכיל יותר מ 7-8 מילים במשפט. כעיקרון רצוי לא להכניס יותר מ3 נקודות בשקופית, אם ממש אין ברירה- 5 נקודות. זכרו שוב: פחות זה יותר.
- עיצוב. פרזנטציה היא כלי ויזואלי להעברת מסרים. השתדלו למצוא תמונות שמתאימות לנושאי המצגת שלכם. ישנם הרבה אתרים חינמיים המספקים תמונות לשימוש פרסומי, ותוכלו להשתמש בהן למצגות שלכם בחינם. באופן כללי, עדיפות תמונות על קליפ-ארטים (איורים קטנים שניתן להוסיף למצגת), אך אם בחרתם בקליפ-ארטים, השתדלו לא להגזים עמם, ובטח לא להעמיס המון מהם על אותה השקופית (גם ב"כפתורים", גם בכותרת, גם ליד התמונות…).
- טמפלטים/ תבניות עיצוביות למצגת. ישנן תבניות מעוצבות למצגת שמגיעות מובנות בתוכנות הפרזנטציה השונות, אך אם ברצונכם לתת למצגת שלכם מראה "מלוטש" ומרשים, תוכלו לחפש תבניות חינמיות של טמפלטים באינטרנט ולהגיע למאות אלפי דוגמאות של מעצבים שונים. ככלל, רצוי שהמצגת שלכם תהיה בצבעי החברה/ לוגו שלכם על מנת לייצר "שייכות" לחברה שלכם, אך אם בכל זאת תבחרו להשתמש בתבנית, האופציות הפתוחות בפניכם הן רבות ומגוונות. השתדלו לבחור בתבנית מעניינת וייחודית דיה, כך שהצופים שלכם לא יחושו שזו "סתם תבנית גנרית" שבחרתם מרשימת העיצובים בתכנה.
- סרטונים. נחמד להכניס סרטון או מקסימום שניים למצגת, ככלי לשמור על עירנות הקהל. השתדלו שהסרטונים לא יהיו ארוכים (רצוי עד 3 דק' לסרטון) אך היזהרו לא להכניס יותר מדי סרטונים כדי לא להציף במידע את הצוים שלכם. מומלץ לשמור סרטונים לסיום מצגת, למשל סרטון הומוריסטי שמתאר את כל מה שהצגתם בפניהם, בצורה זכירה.