העסק גדל: האם הגיע הזמן להכניס מערכת מידע ואיזו?
פרנסיס בייקון היה זה שטבע את מטבע הלשון "ידע הוא כוח" ובשנים האחרונות אנחנו למדים כי מידע, על צורותיו השונות, מהווה לא רק "כוח" אלא גם אמצעי זמין למנף את הארגון שלך.
אבל, בצד שפע הידע והמידע הזמינים, גדל אף הצורך בכלים שינהלו את המידע, יידעו לרכז אותו, לנתח אותו ואף להסיק ממנו מסקנות לעתיד.
באופן סכמטי, ניתן לחלק את מערכות המידע לשני סוגים, לפי יעודן:
מערכות המיועדות לביצוע פעולות (Transaction Processing)
ומערכות המיועדות לאיסוף נתונים לצורך תמיכה בקבלת החלטות (Decision Support).
ישנם 6 סוגים עיקריים של מערכות לשימוש ארגונים, הנקבעות על-פי התאמתן למטרות הארגון ולדרגת המשתמש בהן:
1. TPS – Transaction Processing System – מערכת עיבוד תנועות. אחסון ועיבוד של נתונים עסקיים יומיומיים (למשל, תנועות מלאי במחסן). מיועדות לעובדים ומנהלים בדרגים הנמוכים.
2. OIS – – Office Information System (או: Office Automation Systems – OAS) – מערכת מידע משרדית. תפקידן לייעל את עבודת המשרד (למשל תוכנות לניהול יומנים ותוכנות לניהול מסמכים). מיועדות לכוח האדם בדרג הפקידותי.
3. MIS – – Management Information System מערכת מידע ניהולית. המערכות מספקות דוחות מסכמים, דוחות בחתכים, דוחות משווים, דוחות חריגים ודוחות תחזית על בסיס מערכות ה-TPS (למשל, מערכת ניהול תקציב). מיועדות למנהלים בדרג בינוני.
4. DSS – – Decision Support מערכת תומכת החלטה. מערכות אלה נועדו לסייע בקבלת החלטות שאינן מבוססות מידע או מבוססות באופן חלקי בלבד (למשל, מערכת לבחינת כדאיות השקעה). מיועדות למנהלים ולאנשי מקצוע בתחום הפיננסי (בורסה).
5. EIS – Executive Information System (או Executive Support Systems- ESS) – מערכות אלה מרכזות ומציגות מידע משולב מתחומי הפעילות השונים של הארגון וממערכותיו השונות, מסוכם לפי חתכים מוגדרים וברמות פירוט שונות (למשך, תכנון מקדים ל-X שנים מראש). מיועדות להנהלה הבכירה.
6. KWS – Knowledge Work System מערכת עובדי ידע. בדרך כלל מערכות עצמאיות שאינן קשורות למערכות אחרות (למשל, תוכנות סטטיסטיות, תוכנות לתכנון הנדסי, תוכנות משפטיות). מיועדות לכוח אדם טכני ומקצועי.
בשורה התחתונה: המידע הזמין כיום מציף אותנו מכל עבר. מערכת מידע המותאמת לצרכיך תאפשר לך לנצל אותו בדרך הנכונה.