מאמרים בנושא: הדרכה ופיתוח הון אנושי

מריבות וסכסוכים בין עובדים גורמים לך, כמנהל העסק, נזק. ברוב המקרים אין לך גם חשק מי יודע מה לטפל בהם.

מצד שני, אסור לך להתעלם מהם ולהעלים עין בתקווה שהם ידעכו מעצמם. עליך לעצור בזמן את המחלוקות ולמנף זאת לטובת העסק.

אך כיצד בדיוק תעשה זאת? הנה כמה כללים עיקריים:

1. "לא תתעלם". ראשית, יש כי מריבות וסכסוכים הם דבר נורמלי הקורה ב"משפחות הכי טובות". מקום העבודה הוא מרקם של פסיפס אנושי שמכיל סוגי אנשים שונים בעלי אופי שונה וסגנון חשיבה אחר. לדוגמא: סביר להניח שטיפוס מתלהב של עובד יחד עם עובד בעל מזג רגוע יגיעו למצב של מחלוקות על בסיס קבוע. עליך לטפל בבעיה באמצעות חשיבה על דרכים יצירתיות לתיעול אופי השונה של כל עובד למקום הנכון. מקום, שממנו ניתן יהיה להפיק תועלת במקום העבודה. אז אל תתעלמו מהבעיה – פתרו אותה. מירב הסיכויים שהיא לא תיעלם בכוחות עצמה.

2. אל תבחר צד. קלטתם מתח באוויר, יש הרגשה של "מלחמה" קרבה? אל תתערבו בלי לבדוק ולבחון היטב את הסיבות לכך. ייתכן כי גם לכם יש צד בעניין אבל קודם התייחסו לוויכוח באופן אובייקטיבי. שימו לב לנקודות הבעייתיות שהעובדים מתלוננים עליהם, הקשיבו לחילוקי הדעות בין הצדדים ונסו לפתור את המצב ביעילות. אל תתרגזו ואל תנקטו עמדה חד-צדדית עבור שום צד. הפתרון יהיה יעיל כשתחשבו עליו בשקט, בבהירות ולא במהירות. כשתבחנו לעומק את כל הפרטים וכשתרדו לשורש הבעיה, תכריעו מי מהצדדים צודק. לא לפני.

3. קודם כל, נשמו עמוק. לכל מחלוקת יש שני צדדים או יותר ובדרך כלל אף צד אינו צודק במאה אחוז. כדי שהמסוכסכים יסכימו לפשרה צריך לתת לכעס לדעוך ולהתקרר. אין זה אומר שיש לדחות את יישוב הסכסוך לטווח ארוך אבל יש לתת לצדדים להירגע. בעזרת תקשורת חיובית, דברו עם הניצים ותנו בידיהם דרכים יצירתיות לפתרון הבעיה. הרגיעו את הרגשות השליליים ואל תתנו להם להתפתח ולתפוח. אם יש רגשות שליליים עזים שאינם מצליחים להירגע, כדאי לשקול אפשרות של הפרדת המסוכסכים זה מזה לכל הפחות לתקופה מוגבלת בזמן.

4. תמיד עדיף למנוע. מנהל טוב צריך לזהות נקודות חולשה כמו סכסוכים ומריבות בין העובדים שתחת חסותו. עליו לדעת לפתור בעיות עוד קודם שתתפתחנה למחלוקות קשות. בשביל זה עליך ליצור מערך יעיל של תקשורת ארגונית. כשקיים מערך יעיל שכזה הוא יכול בהרבה מן המקרים למנוע סכסוכים ואי-הבנות שונות, עוד קודם שהם יגיעו לממדי "מלחמה" קשה. כמו כן, קיום מערך שכזה צפוי להפחית מתחים ותחרויות בעסק שלך. לכן, קיים ישיבות סדירות עם העובדים שלך, דאג לדעת מה עובר עליהם בעבודה ומה מפריע להם בה. כמו כן, השתדל להתעניין במתרחש חייהם האישיים, אבל ב"נגיעה" בלבד. דאג לדעת מה מרגיע אותם ומה מבעיר את חמתם. יחד עם זאת, היזהר מאוד שלא לגלוש לתחקיר על היבטים פרטיים ו/או אישיים מידי בחייהם. יש מקרים המהווים חדירה אסורה לתחום הפרט היכולים להתפרש כדוגמא להטרדה מינית, כמו שאלות על העדפות מיניות.

5. סיסמאות לא יועילו. המריבה בשיאה, רוחות "המלחמה" עוד באוויר? אל תתחילו לפזר פתגמים ותובנות מחוכמות, הן יפעלו בדיוק ההיפך ממה שרצוי וילהיטו עוד יותר את הרוחות: "אתה טיפוס שחי לעצמו מבלי להתחשב באחרים" או "אין חכם כבעל הניסיון" וכדומה יגרמו לעובד לכעוס יותר, הוא ייטה שלא להיות מוכן לפשרות, כשהתוצאה עלולה להיות: סכסוך עמוק וחריף יותר.

לסיכום:

מריבות ומחלוקות בין עובדים יכולות לגרום למתח רב ולהרגשה לא נעימה לכלל העובדים בעסק. יש לעשות הכל כדי למנוע אותן וכל הפחות, לטפל בהן באופן מיידי מיד כאשר הן מתפרצות. יחד עם זאת, בעזרת תקשורת נכונה ויעילה תוכל כמנהל העסק להביא ליעילות, תחרות שהיא בונה ולא מחרבת וזוויות שונות של צורות חשיבה כיאה ממוחות שונים של עובדים שונים, שרק ישפרו את אופן ודרך העבודה בעסק שלך.

"אולי אני צריך לחזור להיות 'one man show' שעובד לבד עם ארגז הכלים הפרטי שלי , עובר 'door to door', להכיר היטב את הלקוחות באופן אישי ולהפסיק להיות מנהל גדול של חברה יצרנית (פרגולות ודקים), שרק מבזבזת לי את הכסף?"

בצורה כזאת פנה אליי לפני כמה ימים, לקוח שלי, מאיר, נואש לאחר שגנבו לו ברשלנותו של אחד מעובדיו ארגז כלים מתוך הרכב המסחרי.  נזק שנאמד בסך של כ- 25,000 ₪ .

"מה הסיפור", שאלתי?

מאיר מיהר לענות לי: "אחרי יום העבודה, יובל מנהל הצוות שלי, נסע עם הרנו 'קנגו' לנסיעה פרטית בערב לקניון. כשחזר לאוטו גילה שכלי העבודה שלנו, כולם, נגנבו מארגז הכלים. ארגז הכלים היה אמור להיות מרותך לרכב ונעול במנעול.  בנוסף דלת הרכב לא הייתה נעולה. אני זוכר שהוריתי לדב, מנהל האחזקה שלי, כבר לפני כשבועיים, לרתך את ארגז הכלים  לרכב ולנעול אותו", הדגיש מאיר בפניי.

בעקבות הדברים, מאיר הסביר לי כי מבחינתו, שני עובדיו: יובל ודב, הם הם, שנושאים באחריות למקרה.

"אני רואה ביובל אחראי ב90% למה שקרה. הוא לא ריתך את הארגז או לחילופין לא רוקן את הכלים במחסן, הוא עשה נסיעה פרטית, בלילה, למקום סואן וחשוף ולא נעל את האוטו… גם לדב יש לדעתי מידה של אחריות ולכן גם הוא צריך לשאת בחלק מהנזק. המשכורת של יובל היא 15,000 ₪  בחודש, ועכשיו בדעתי לקזז לו משכורת אחת בשני תשלומים כדי שבכל זאת יהיה לו ממה לחיות. אני מתכוון לקנוס גם את דב על הרשלנות שלו בכך שלא מילא הוראה לרתך את הארגז", הבהיר מאיר. "צר לי על עוגמת הנפש, אבל זה כל כך מרגיז אותי", סיכם.

"אתה יודע, מאיר", השבתי לו, "בעל עסק, מעסיק, הוא בעצם מנהיג, הנבחן ביכולת לקבל החלטות לא רק בעתות משבר (לאחר גניבה / נזק), אלא בתוך ההתנהלות השוטפת.

"אולי זה לא נעים להודות, אבל נראה לי ש100% אחריות נופלת עליך ואני אסביר: תופתע לגלות, אבל כמובן שאחריות של 100% מוטלת גם על יובל וגם על דב. אחריות לא מחלקים. אחריות זה תמיד 100% כל אחד בנפרד. ככה, לדוגמא, האחריות שיש לך על הילדים שלך עם רעייתך, דנה, אינה עומדת על 50%. כל אחד מכם הוא בעל אחריות של 100% על הילדים שלכם".

"מה שכן", המשכתי, "אני אישית עושה הבחנה בין אחריות לרשלנות".

"נכון שהרשלנות הרבה ביותר נופלת על יובל. ככל הכלות הוא זה שהפקיר כלים בשווי 25,000 ₪ ברכב לא ממוגן בחניון ציבורי בלילה, בנסיעה פרטית. זה נכון שלאחר מכן הרשלנות היא של העובד השני שלך, דב, שלא מילא את תפקידו בצורה מלאה – לדאוג שהארגז יהיה מרותך, שהאוטו יהיה ממוגן בעזרת מנעול מרותך, למשל.

"אבל, דמיין שהיה מדובר לא בגניבה אלא בעבודה רשלנית מול הלקוח שמסיבה לך נזק של 25,000 ₪. לדוגמא, בבזבוז ימי-עבודה, בחומרים ו/או במוניטין. נדמה לי שאז לא היית לוקח מיובל את עלות העבודה הרשלנית שלו, למרות שיכול באמת להיות שהיית מחליט לפטר אותו.

"נדמה לי, שהכוונה שלך לגבות מדב ומיובל את עלות הנזק נובעת מכעס ותסכול והרצון להעניש וזה אכן מוצדק. אבל השאלה לפני שמענישים היא : מה היה הנוהל עד עכשיו? האם רק במקרה של נזק כספי ממשי מענישים? למה למשל, לא הענשת את יובל ודב על אי מילוי ההוראה לרתך את ארגז הכלים בקנגו לפני שבועיים, הרבה זמן לפני הגניבה?".

"איפה היית אז, כמנהל כללי, שהכלים שלו יקרים לו, לאחר שזיהית את הסכנה והם לא נקטו באמצעי זהירות? זה מעלה בי את הצורך לדון באחריות השילוחית שלך כמעביד לשלומם הפיזי של עובדיך – ומה הם הנהלים, שעליהם לא תתפשר, כשהם עולים על גג לא רתומים, או מנסרים עץ / ברזל ללא משקפי הגנה ו/או ללא כפפות?".

לסיכום, המסקנה שרציתי לחדד בפניכם היא שלעניות דעתי, הבעיה עם ענישה היא שלעתים היא לא קשורה למציאות ההתנהלותית של הארגון. גם בצבא כשחייל מאבד ציוד לחימה, שעלותו יכולה להיות עשרות אלפי שקלים, הוא לא נקנס בעלותו המלאה של הציוד.

ועדיין למרות כל שאמרתי – שלא ישתמע שאני אומר שלחלוטין שכבעל עסק אתה אינך צריך להעניש עובדים שלא פעלו כנדרש מהגדרת תפקידם. להיפך לפעמים יש לעשות כן כי זה הכרחי, "למען יראו וייראו".

זה קרה לכולנו במנוחת ה"שלאף שטונדה" של יום שישי. שרק ימצא לו איזו תעסוקה, הזאטוט הקטן שלך. לא חולפות דקותיים ואתה מבין שמשהו לא תקין מתרחש בפינת העבודה שלך. אחוז תזזית אתה מגלה כי הבן היצירתי שלך החליט לתקוף עם טוש שחור את היומן שלך. סיכומי פגישות, מועדי פגישות ומועדים לששון, הכל הושחר. הדבר שהכי מתחשק לך לעשות זה לקפוץ עליו ולכלות בו את זעמך, שכן בערך אלף פעמים הוצאת לו צו הרחקה גורף מהיומן, המחברות, המחשב ושאר החפצים שלך.

המזל הגדול שלך הוא שאתה אפילו לא מעלה על הדעת לבצע בו את מה שאתה מרגיש.

אתה מבחין בעיניים שלו, המוארות מאושר. כמה הוא מאושר. איזה מתוק. אוקיי, אז יש מקרים שהסבלנות שלך קצרה ממש, ואז תשאג "מה אתה עושה", וכשיתחיל לבכות, פגוע ומאוכזב, תחבק אותו אליך הכי קרוב שיש, תרגיש הכי אשם שאפשר, ותגיד שאבא לא התכוון להבהיל, אבל אסור, ממש אסור, לגעת לאבא ביומן, כי הוא חשוב וקשור לעבודה, וכמה מעציב אותך לראות עכשיו את הדפים המושחרים האלה. הסצנה הדרמטית תסתיים בניגוב דמעות ובנשיקה, ואז אשתך "תגניב": "קטני שלי, אתה כל כך מוכשר, אני גאה בך שאתה מצייר כל-כך יפה".

בואו נעשה תרגיל קטן, ונחליף תפקידים. את מקום הילד ימלא מנהל הרכש, שאחראי על פרויקט גדול שהטלת עליו.

בישיבת הנהלה הוא מפתיע אותך ומבשר לך שיזם פניה לספק חדש. ניסיונך וזיכרונך לא מטעים, את הספק הזה אתה מכיר היטב. זה הוא שעשה עבודה גרועה בעבר. אתה ממלמל לעצמך "הגדיל ראש, אבל מקצועיות אפס. איך הוא לא בירר עליו קודם?".

תגובתך צפויה וידועה מראש.

אתה מזמן אותו למשרדך. ואז, אחת מהשתיים: או שאתה מתרעם בכעס, או שאתה אומר לו דברים אחרים.

בעצם, מדוע שלא תנסה רגע להיזכר איך הגבת לילד שלך ואיך הוא הרגיש?

אם רק היינו משתמשים בגישות ההוריות שלנו כלפי העובדים שלנו, החיים שלנו (ושלהם) היו נראים אחרת.

זוכרים את מנהל הרכש ש"הגדיל ראש"? מה תאמר לו כדי לא לחבל במוטיבציה שלו, לאחר שהעז? איך ניתן לשמור עליו נאמן, מחויב ושייך לארגון ולהגדלת התפוקה שלו?

התשובה: עידוד זו מיומנות הקסם!

לעודד מישהו זה להצביע אצלו ועבורו על המיוחד שבו. לעודד זה לשדר לעובד שלך שאתה "רואה אותו" שאתה שמת לב למאמצים שלו, להעזה שלו, לשיפור שחל בו, לתשומת הלב שנתן או לערכים שהגשים. לעודד עובד זה כמו לתת לו מתנה, זה לשים לב למהלכים שלו ולא בהכרח לתוצאה הסופית.

משפטים  כמו: "אני גאה בך על אומץ הלב שלך…" או "שמתי לב שהתפנית לעזור לטלי, אני מעריך את הנאמנות שלך…" או "אני ער למאמצים שהשקעת בתקופה האחרונה", מעוררים אצל העובד את האמון בעצמו ומחזקים את תחושת השייכות ומחויבות שלו לארגון.

וכשהעובד פישל?
הנטייה הטבעית שלנו זה להצביע על מה שלא טוב. אנו חושבים שזה יעזור לעובדים להשתפר. אבל התייחסות זו עלולה לייאש. תארו לעצמכם מצב בו חברכם אומר לכם "אני יודע מה לא בסדר איתך, כל מה שעליך לעשות זה להשתנות!"

לא תמיד העובד יעשה דברים כפי שהמנהל שלו מצפה ממנו.

דווקא ברגעים אלו זקוק העובד לתמיכה ולקבלה. כמו ילדים, גם העובדים זקוקים לתמיכה וקבלה ללא כל קשר לטיב הדברים שהם עושים. בין אם העובד הצטיין או נכשל. חשוב להתמיד ולעודד אותו. בכך תתחזק בו תחושת השייכות והמחויבות לארגון.

ואל מנהל הרכש, אמור לו: " אתה יודע, הבחירה שלך הייתה מוטעית. חשוב לי שתקפיד על נהלים ברורים בעיקר בבחירת ספקים חדשים. הספק הזה אכזב בעבר והייתי מצפה שתברר לפני שאתה מקבל החלטה לגביו. יחד עם זאת, אני רוצה להגיד לך שאני שמתי לב לנחישות שלך לקדם את הפרויקט בצורה עצמאית ולקבל החלטות. אני ער למאמצים שלך וגאה בך על הרצון שלך להתקדם ולהוכיח עצמך".

באחד המפגשים שלי עם מנהל פיתוח ארגוני באחד הארגונים הגדולים במשק אני מוצא אותו מעט מוטרד.

– "מה הבעיה?", אני שואל.

– "סמנכ"ל משאבי אנוש רוצה להקים איזה ועדה של מנהלים בדרג בכיר שיהיו מעורבים בתהליכי הפיתוח הארגוני… אתה רואה מה זה… הוא הולך לשים לי עוד מקלות בגלגלים".

לצד האמפטיה לחוויית האי נוחות של הלקוח הדבר נראה לי כרעיון לא רע בכלל… ולהלן:

"מועצה פדגוגית ארגונית".

הרעיון: הקמת 'מועצה פדגוגית': צוות של מנהלי-תחומים, מנהלי מחלקות / אגפים שיעסוק בנושאי פיתוח המשאב האנושי בארגון כחלק מתפקידם, כחלק ממחויבויותיהם הארגוניות / ניהוליות.

אבל…. האין זה בדיוק תפקידו של מנהל פיתוח משאבי אנוש בארגון?

התשובה היא שכן ולא: תפקידו של מנהל פיתוח המשאב האנושי, מנהל הפיתוח הארגוני הוא תכלול, הובלה של התחום. הביצוע בפועל ביום יום, הוא תפקידם של המנהלים בשטח.

מה זה ייתן בעצם?

1. דיוק ומכוונות לקוח הרבה יותר גבוהים, חיבור 'הדוק' יותר של תהליכי הפיתוח למשימה הארגונית ולתהליך הארגוני.
2. מעורבות ומחויבות: ההנהלה כחלק יותר מעורב בתהליך הפיתוח בפועל – העמקת הזיקה בין תהליכי פיתוח לאסטרטגיה הארגונית – שבירת הניכור ויצירת רצף הרמוני בין הלמידה לעשייה בשטח.
3. כתוצאה מכך הקלה בלחימה על תקציבים לתחום פיתוח משאבי האנוש בארגון.
4. הזדמנות לחיזוק הזיקה בין תהליכי הצמיחה לתהליכי התגמול. בהרבה מקרים תהליך התגמול נחווה כשרירותי, כמוטה, כחסר 'עוגנים' מהותיים. מעורבות מנהלי מחלקות ואגפים בתהליכי הפיתוח יקלו לייצר וליישם נוסחאות תגמול תומכות צמיחה. בדרך זאת, שילוב התגמול והצמיחה יהפכו למנוע ארגוני הרבה יותר חזק ואפקטיבי.
5. העצמת תפקיד הממונה על פיתוח משאבי האנוש בארגון: באופן פרדוקסלי, הקמה והובלה של מועצה פדגוגית שכזאת לא רק שלא מפחיתה מכוחו של הממונה על פיתוח המשאב האנושי אלא להפך. הדבר צפוי להעצים את כוחו. העשייה שלו תהפוך להרבה יותר שקופה, נגישה ובעלת משמעות בעיני כל שותפיו לעשייה, בכללם: מנהלים בדרגים הגבוהים יותר בארגון.

הסבר לגרף שלעיל:

על ציר ה- X, רמת מעורבות מנהל פיתוח משאבי האנוש בתהליכי-הצמיחה של אנשים בארגון

על ציר ה- Y, רמת המעורבות של מנהלים בתהליכי-הצמיחה של אנשים בארגון.

ברמת מעורבות נמוכה של כל אחד מהצדדים, תחווה בעיקר שמירה על רוטינה ארגונית, 'לא לטלטל את הסירה'. כלומר: שימור הקיים וכתוצאה מכך קיבעון תפקודי, דריכה במקום ושחיקה.

ברמת מעורבות נמוכה של אחראי פיתוח משאבי האנוש ומעורבות גבוהה של מנהלים נראה בעיקר התמקצעות גבוהה אך צרה ובדרך כלל כפתרון לבעיות אד-הוק עד להתעוררות הבעיה הבאה. אוריינטציית ההשקעה ככל שיש כזאת היא בכל פעם 'לפתור את הבעיות שהיו'.

ברמת מעורבות גבוהה של מנהל פיתוח משאבי אנוש, אך נמוכה של מנהלים, נראה חוויה של 'אוניברסיטה פתוחה'/ 'חוגי העשרה' עם התמכרות ל'תרבות הרייטינג' בהיצע כמו גם ברמת השתתפות בפעילויות ההכשרה.

ברמת מעורבות גבוהה של שני הצדדים – נראה תהליכי צמיחה לטווח ארוך, בנייה אמיתית של טאלנט ארגוני.

הנחות העבודה עליהן מבוסס הרעיון:

• כל ארגון הוא מערכת חיה, נושמת, עם פוטנציאל לצמיחה מתמדת – קהילה דינמית עם פוטנציאל התפתחות.
• התרומה המשמעותית ביותר של הארגון לכל אחד מהפועלים בתוכו היא ההזדמנות לצמוח ולהתפתח.
• צמיחת הארגון וצמיחת החברים הפועלים בו (להבדיל מההגדרה המפחיתה 'עובדים') הם חלק מאחריות ההובלה של המנהלים.

גיוס עובד חדש לעסק שלך הוא תהליך חשוב, ארוך ולפעמים מייגע, אך קליטה טובה של העובד החדש בתוך העסק והאינטריגות השונות מהווה תהליך לא פחות חשוב ומאתגר.  כמעסיק עליך לדאוג שהשמת העובד וחפיפתו בתוך המערכת המורכבת תהיה 'חלקה' ונעימה לו ולצוות הוותיק שיידרש לעבוד עמו. ידע ומידע מכילים בתוכם כוח להתמודד עם שינויים וחידושים. לכן, יש לטפטף לו באיטיות מידעים על אופי העבודה וההתנהלות בה. יש להתחיל בזה כבר מראיון העבודה ואפילו משיחת הטלפון שהוקדמה לראיון. עובד שייכנס מוכן למקום העבודה עם מידע על סגנון העבודה, מידע על הצוות שיפעל אתו, מה נדרש ממנו ועוד, יתמודד טוב יותר עם קשיי ההתחלה וההיטמעות בחברה.

אז איך לעשות זאת?

1. מספקים מידע

בפגישה הראשונה עם העובד שבדרך כלל תכלול בתוכה גם את ראיון העבודה יש לספק מידע כללי על החברה, לתאם ציפיות ולהבהיר מה דורשת העבודה מהעובד החדש.

עליו לקבל תשובות לגבי היקף התפקיד שלו, הגדרת שעות העבודה שלו, מידע מקיף על השכר וכו'.

העובד שיידע מהן הציפיות הברורות ממנו ומהן דרכי ההתנהלות בעסק שלך, יבין לקראת מה הוא הולך, גם לא יתאכזב מהר וייטה שלא לעזוב את מקום העבודה.

2. מכירים את החבר'ה

היכרות עם צוות העובדים שמאיישים את התפקידים השונים סביב העובד החדש, תתרום לכניסה נעימה וטובה יותר שלו. גם ההתאקלמות צפויה להיות מהירה יותר. עובד שמכיר את החבר'ה ויודע מה תפקידו של כל אחד מהם בחברה, ידע למי לפנות בשעת הצורך.

3. מספקים תחושת שייכות

בכל התהליך של למידת העובד וקליטתו בחברה יש להצמיד לו חונך שילווה אותו בתהליך ויבצע חפיפה. באופן זה, תתבצע קליטה מקצועית וחברתית שתעניק לו מידע וידע, שבהם יוכל להשתמש.

מומלץ לכתוב רשימה מסודרת של חובותיו של העובד וזכויותיו, מאפייני התפקיד שלו ומה נמצא בתחום אחריותו.

ברשימה נפרדת רצוי להבהיר מהם תחומי האחריות של שאר אנשי הצוות ומה נמצא באחריותם.

כשהעובד יהיה מודע לאחריותו ולתפקיד שעליו לבצע, הוא ייטה להיות מחובר יותר ומחויב יותר למקום עבודתו.

בדרך כלל רצוי שהחונך את העובד החדש יהיה גורם ניהולי ו/או מקצועי, כלומר: כזה שעסק בתכני-המשרה של העובד החדש לפני כן, כדי שיסביר לעובד על כללי-העבודה בעסק ויענה על שאלותיו ועל בעיות אפשריות בהם הוא צפוי להתקל, או בכאלו שצפויים להתעורר בהמשך.

החונך ילווה את העובד החדש וירכך את קשיי התחלת העבודה שלו. כמו כן, הוא יסביר לעובד משימות מיוחדות שנדרשות ממנו, ומה נדרש מאנשי-הצוות השונים.

4. העובד החדש כבר לא חדש – ועדיין…

גם לאחר שהעובד החדש כבר נטמע בעבודה, הוא זקוק תמיד למשוב וחיבור נוסף. במהלך כל שלבי עבודתו לאורך השנים, יש לחבר את העובד לעבודה בעסק שלך ולהשתדל שלא להפסיק להעצים אותו. כשאתה, כבעל העסק, כמנהל שלו, תשתף אותו בשינויים ארגוניים או מערכתיים שמתרחשים, זה ייצור אצלו אכפתיות ואחריות אישית  לתהליכים הסובבים אותו.

ככל שהעובדים יהיו שותפים ומודעים לקורה בסביבת העבודה להם, זה יצנן שמועות שווא, חששות לא וודאיים ו"רעש תעשייתי", ההפוך, מן הסתם, לשקט תעשייתי שדרוש בדרך כלל.

זכור!

אם הכניסה תהיה חלקה, ירגיש העובד החדש חלק מתוך העסק, ויעמיק בכך את תחושת המחויבות שלו והאחריות האישית שלו לעסק שלך.

יש ימים מעצבנים שכאלו. מנהל ההזמנות אדיש ומוציא אותך מדעתך, מנהלת השיווק לא מתייצבת בזמן למרות הפגישה המתוכננת וצוות המוכרים הצעיר מגיע בלבוש מרושל ומדבר בקולי קולות על סרט חדש, ואתה, כמנהל, לא יודע אם לדפוק את הראש בקיר ולצרוח, או להעיף אותם לכל הרוחות.

רגע. רגע. קודם כל, רילקס. נשום עמוק וספור עד עשר או עשרים ויותר עד שתירגע ותחזור להיות בשליטה מלאה על עצביך הרופפים. תפנים שהמנהלים של היום, נדרשים יותר מאי-פעם, לנהל את צוות העובדים שלהם בגמישות, רגישות אך בנחישות ויחד עם הספקים של עמידה במטלות וביעדי-המטרה. לאחר שתירגע, תשקלל את הנתונים הקיימים ותגיע להחלטה האם יש דרך לשנות את המצב וכיצד.

איחורים

כשעובד או עובדת בעלי-וותק ואחריות בעבודה, מאחרים, מותר להעלים עין. כמובן, כל זמן שזה לא עובר את גבול הטעם הטוב. כשהם כבר מגזימים כדאי להזמין לשיחה אישית ולברר מה הגורם לאיחורים ואיך אפשר להתגבר על כך.

עובד או עובדת החדשים אצלך בעבודה מאחרים, אפשר להסיק שאלו קשיי-הסתגלות שיעברו תוך זמן קצר.

עובדים שאינם עומדים בלוחות הזמנים שנקבעו מראש לגבי זמני היציאה לבית ושעות ההפסקה אצלם מתארכים מעבר לרגיל, יש לזמן אותם לשיחה עניינית, לשאול אותם מהי הסיבה ולנסות להבין אותם. יחד עם זאת יש להבהיר להם שיש חובה לעמוד בכללי -העבודה שנקבעו מראש כדי לשמור על ניהול העסק בצורה תקינה וכי עליהם להשלים את פערי -העבודה שנוצרים כתוצאה מההפסקות הארוכות והיציאות המוקדמות חזרה הביתה.

עצלות ורמת ביצועים נמוכה

אין ספק שירידה באיכות ביצוע העבודה ותפוקת המוצר/ים יכולים להוציא אותך מדעתך והרי בכל זאת מדובר בכסף שלך, שמשולם על-ידך לעובד. אך גם כאן, רצוי להקשיב לפני שנוקטים בפעולה דרסטית. ייתכן שהביצועים נמוכים כי השתנו תנאים מסוימים בתפעול, חל שינוי באיכות חומרי-הגלם או צוות המנהלים הנחית הנחיות חדשות שעד שמתרגלים אליהם לוקח זמן. יתכן כי בריאותו של העובד אינה תקינה באופן זמני ולכן נדרש לו זמן ארוך יותר לעומת ההספק שהיה לו וייתכן שההרגל והשחיקה עושים את שלהם. לכן יש לנהל שיחה ישירה ופתוחה אל מול העובד, להקשיב לו, ולהזהיר ו/או להתריע, בהתאם. ניתן גם לצמצם סמכויות של פועל שאינו עומד ברף שנקבע ולהעבירם לאחר, כאות אזהרה, במקרה וזה מחמיר או לחילופין לתת צ'ופר או סמכות נוספת שישפרו את הרגשת העובד ויעניקו לו משמעות נוספת בעבודה.

הופעה נעימה וייצוגית

לבושו של אדם הוא כבודו, כך גם מראה העובדים בבית העסק שלך. באם העובדים בו מגיעים בהופעה מכבדת, מדיפים ריח רענן, נראים נקיים ומסודרים ומדברים בשפה מכבדת ונקייה – יש סבירות גבהה הרבה יותר שהלקוחות ישמחו לחזור לשם. הרכישה תיזכר בעיני הלקוח כמכובדת ונעימה ובית העסק יצטייר כמקום רגוע ואמין. יש מקומות עבודה שדורשים מדי-עבודה אחידים לעובדים, יש כאלו שלא ידרשו זאת אך גם שם חשובה נעימות ההופעה.

במידה, ואתה חש שיש זלזול בנושא ההופעה וסגנון הדיבור, כדאי לארגן ישיבת צוות בה ירועננו הנהלים ויודגשו צורות ההופעה והדיבור שמתאימות לבית העסק. יש להבהיר ולהדגיש בפני צוות העובדים כי שמירה על הופעה ייצוגית ודיבור נאות מייצגת את בית העסק ותורמת להצלחתו.

ככל שתהיה קשוב לעובדיך ולצורכיהם ויחד עם זה תאמין בהם וביכולותיהם, הקשר שלך עם העובדים יהיה אמין וטוב וצפוי בהתאמה גם להגדיל את הצלחת העסק שלך.

מגמות שוק העבודה בעשורים האחרונים, הכוללות "גלובאליזציה", תחרות גוברת ודרישות לגמישות, אשר הובילו לשינויים במעמדם ובאורח חייהם של עובדים בכל התחומים, מהווים גורם קולקטיבי ללחץ.

גורמים אלו, בשילוב עם גורמי-הלחץ הייחודיים לכל מאתנו בהתאם לאישיותנו, תפקידנו והארגון אליו אנו משתייכים, מעוררים לחץ במסגרת העבודה.

בניגוד לדעה הרווחת, לחץ אינו בהכרח גורם שלילי בעבודה. שכן, לחץ במידה סבירה, חיוני לצורך תפקוד מיטבי. יש לזכור כי מידה זו היא סובייקטיבית ומשתנה מאדם אחד לשני, וכך גם מובילה כל אחד לבחירת מקומות עבודה עם רמת לחצים שונה ולרמת אתגרים שונה באותו מקום עבודה. למשל אנשים שזקוקים ללחץ ורמת אדרנלין טובה בשביל לשמור על עניין יבחרו מקומות עבודה כגון חדר מיון, חדרי עסקאות פיננסים, מיזמים שונים (כמו: סטארט-אפים) וכיו"ב. הבעיה מתחילה כשאנו גולשים לרמות לחץ גבוהות, אשר לאורך זמן מובילות אותנו ל- stress.

stress מוצא אותותיו באחת התופעות הארגונית השכיחות בחברה המערבית, והיא שחיקה.

ברמה האישית, לשחיקה, ביטויים בשלושה מישורים:

1. המישור הגופני: נזקים בריאותיים כגון: עייפות כרונית, חולשה כללית, כאבי ראש, נדודי שינה ונטייה כללית לחלות.

2. המישור המוראלי: ירידה בביטחון העצמי, במוטיבציה ובמצב הרוח.

3. המישור התפקודי: השילוב בין הפגיעה המוראלית והגופנית מביא לפגיעה קוגניטיבית ביעילות קבלת ההחלטות ובארגון החשיבה הריכוז ובזיכרון. כמו כן, הוא גורר ירידה משמעותית בתפוקותינו.

מה הקשר של כל זה לעסק קטן או בינוני?

לחץ אינו בהכרח דבר רע.

מחקרים בתחום הפסיכולוגיה החיובית אף הוכיחו כי הוא חיוני לתפקוד ויצרנות, אולם חשוב לוודא כי ה"תרבות" הארגונית אינה של יצירת לחץ כרוני, וכי מתאפשרות הפוגות התאוששות.

בעסקים בהם רווחת תרבות "סיר הלחץ", ניכרת ירידה מוראלית וקוגניטיבית של הצוות, אשר מוצאת את ביטוייה בתפוקות ירודות בכמותן ו/או באיכותן. כתוצאה מכך, העסק עלול לחוות פגיעה רוחבית ברמת תפוקותיו, אשר חלק מסממניו המוקדמים הם רמות גבוהות של היעדרויות וחיסורים מהעבודה.

מה הקשר של כל זה ולמשפחה?

חשוב לדעת, כי אסור לחיות בשלום עם מצב של שחיקה בעבודה, ולו בשל "סכנת התלקחות" של שחיקה מתחום אחד בחיים לתחומים אחרים. כלומר: מהעבודה למערכות היחסים בבית ולהפך.

כמו כן, חשוב לפעול להקטנת השחיקה, בשני מישורים:

במישור הארגוני, תחילת התהליך באיתור ליקויי סביבת העבודה היוצרים לחץ מיותר, וצמצומם. במישור האישי, ניתן לנקוט בשילוב של 2 כלים – קוגניטיבי והתנהגותי.

1. קוגניטיבית – יש לבחון את הפרשנויות שבבחירתך לעומסים, מתוך הבנה שהפרשנות הסובייקטיבית שלך ללחץ משפיעה על רמתו והשלכותיו, ואילו נתונים בשליטתך המלאה. בנוסף, הוכח כי אנשים שכועסים יותר (בין היתר בשל פרשנות שלילית ללחצים) מצליחים פחות בעסק שלהם – משום שהם מבזבזים את הכוחות על הכעס והאנרגיות השליליות, במקום להתמקד בפתרון אפקטיבי ויעיל של הבעיה ולהמשיך ממנה הלאה.

2. התנהגותית – אפשרו התנתקויות התאוששות שהאפקט שלהן דומה לאפקט ה-Restart במחשב (ריסטרט, תרופת הפלא הטכנולוגית כשהכל תקוע) עובדת באופן מפתיע גם על המחשב האנושי שבראשנו. מעגל הלחץ מראה שמי שלא משכיל ליצר שקט בתוך הסערה – עלול לקבל החלטות שגויות, ובכך להגביר את הלחץ ולהיסחף למערבולת לא רצויה. מעין, "צרות באות בצרורות…".

המלצתי היא לייצר עוגנים של התנתקויות גם בשוטף –

1. לצאת לחצי שעה הפסקת צהרים ללא הנייד /  להגדיר שמדי יום יש לכם שעתיים בילוי עם הילדים בערב כאשר הטלפון מנותק לחלוטין ורק אח"כ לחזור להודעות.

2. לאפשר התנתקות בסופ"ש. לצאת לחופשה – עדיף לא מרוכזת, בכדי לאפשר הפוגה זו מספר פעמים בשנה.

3. לצאת לחצי שעת כושר יומית (הליכה / שחיה / כל כושר שאוהבים בסגנון זה), כפי היאה בעיניכם.

צבעים מאז ומתמיד ידועים כמשפיעים על נפש האדם. בית העסק שלך מורכב גם הוא מצבעים, האם חשבת לאחרונה מהי מידת ההשפעה של הצבעים על תפקוד העובדים שלך, וכמה הם משפיעים על התפוקה שלהם? משום שלא בהכרח שהצבע עליו החלטת בזמנו הוא הנכון כיום לעובדים שלך ולפעילותו של בית העסק.

לצבעים יש השפעה חיובית וגם שלילית.

יש צבעים שישפיעו על האנרגיה ועל ערנות העובד, יש כאלו שישנו את מצב הרוח ויש שיפתחו יצירתיות ומוטיבציה.

מנהל / בעל עסק שדואג לרווחת עובדיו ולהנאתם, ייטה לשים לב גם להשפעות הסביבתיות שלו.

הבאנו לכם טעימה קטנה על משמעות הצבעים ולמה הם גורמים:

• הצבע הנעים ביותר והמרגיע הלאומי הוא הירוק. זהו צבע שמסמל טבע ורוגע. הצבע טוב במיוחד לאנשים שעובדים מול מחשב, הוא נותן הרגשה של מרחב וכיוון, ועוזר בקבלת החלטות. ניתן לשלב את הצבע הירוק עם צבע נוסף וגם על ידי פרחים וצמחים שמזכירים פריחה והתחדשות.
• כחול הוא כמו הים והשמיים – מרגיע ומרכז. הכחול עוזר בתקשורת טובה ובהירות מחשבה. הכחול שמתקשר עם הטבע מייצג יציבות והתייעלות ועוזר לריכוז ולהבנת משימות מורכבות.
• שמש זורחת מסמלת שמחה ואור, והיא בעצם, הצבע הצהוב. אם השאיפה שלכם לעובדים שמחים ועליזים, שלבו את הצבע הצהוב בבית העסק שלכם. הוא צפוי ליצור אווירה חיובית, יחסי חברות טובים בין העובדים בעסק שלך. כמו כן, הוא צפוי לסייע ליצירתיות ולהמרצת כושר ההמצאה של העובדים. הצבע הצהוב מומלץ לעבודות בעלות גישה יצירתית. עבודות כשל מעצבים, אומנים, מפתחים וסופרים.
• רוצה אנרגיות גבוהות וקצב מואץ במשרד שלך? זרוק בו נגיעות של צבע אדום. האדום מסמל דחף ומהירות ועבודה מואצת עם קצב לב שפועם במהירות. אבל זהירות. רק נגיעות עדינות ולא to much כדי שהאדום-אדום הזה, לא ישתלט ויהפוך את העובדים שלך למתוחים, עצבניים ולחוצים. ההמלצה היא להשתמש בהם באזורים בבית העסק שבהם העובדים אינם שוהים למשך זמן ארוך, כמו: המטבחון או פינת הקפה. זהו צבע מצוין לבתי עסק כמו מסעדות. הוא מתמרץ את הלקוחות להיכנס, לאכול…ולצאת מהר ובכך מסייע לתחלופת לקוחות גבוהה יותר.
• "שיהיה לך יום כתום". הצבע הכתום מסמל חברותיות, הוא מעורר שיחה, דמיון ואופטימיות. מתאים במיוחד לאזורי שיחה של קבוצות דיון וסיעור מוחות או לפינות ישיבה. כמו הצבע האדום גם בכתום כדאי להשתמש במינון נמוך.
• סגול הוא צבע שנוי במחלוקת, מצד אחד הוא מעורר התנגדות, אך מי שאוהב אותו לא יוותר עליו. הוא מתקשר לאינטואיציה טובה, לרוחניות, ויחד עם זה לדמיון ומעוף. יותר מדי סגול יכול להביא לחוסר במציאות ולכן מספיק בנגיעות קטנות ממנו כדי לקבל את התחושה הנכונה.

צבעים מסוימים הם בעלי השפעה שלילית על נפש האדם ואל תתפלאו אם תמצאו אותם בבתי עסק רבים: אלו הגוונים השקטים והנייטראליים דוגמת הבז' והאפור.

צבעים אלו צפויים ל"עודד" את העובדים שלכם להיות סגורים חברתית, חסרי-אנרגיה ופסיביים. אם גם העסק שלכם "נגוע" בצבעים אלו, בצעו פעולות החייאה בעזרת נגיעות צבע שונות המתאימות לאופי העסק לפי הפירוט שהובא לעיל. צבעים אלו עשויים להחיות אותו ולהוסיף לו יותר חיות ואנרגיה.

הצבע הלבן שגם הוא נייטראלי, נתפש כצבע של התחדשות וניקיון, טוהר ורעננות. הצבע הלבן מסייע לסדר ומשמעת, אך ברגע שהוא ישלוט ללא עוררין הוא עלול לגרום לחוסר מנוחה, חוסר חשיבה והחלטה עצמית ואפילו לבעיות נשימה. גם בצבע הלבן מומלץ לשלב צבעים שונים כדי לעורר לפעילות מחשבתית ורוגע.

מה שברור, שלהכניס צבע והצלחה לחיי העסק שלכם ובעיקר שמחה וסיפוק לעובדים בתוכו, אין צורך במיליונים של שקלים.

מספיקה מעט חשיבה בנושא, למידה של הדברים, החלטה באילו צבעים המתאימים לאופי העבודה ולהרמוניה השולטת בה להשתמש.

כמו כן, יודגש כי השקעה בעולמו הפנימי של העובד משפרת את מצב רוחו ותורמת לרווחתו וכפועל יוצא את הרגשת שייכותו לעסק שלך, תפוקת ואיכות העבודה שלו תוך מתן שירות טוב יותר ללקוח.

אורח החיים האינטנסיבי והמודרני גורם לרבים לסבול מכאבי גב וצוואר. חלק גדול מכאבי הגב נגרם עקב סביבת עבודה לא נוחה. הטכנולוגיה המתקדמת שגורמת לשימוש גבוה במחשבים בכלל ובמחשב נייד, בסמארטפון ובטאבלט, יוצרת שהייה כפופה ומכווצת של שעות ארוכות מול מכשירים קטנים ומביאה לבעיות אורתופדיות נוספות וכאבי צוואר וגב מתמשכים.

לא נעים לקום לאחר הירדמות אקראית עם צוואר תפוס או להתעורר בבוקר עם גב ש"מתפקק" עם כל תנועה חדה. לא נעים וכואב לעובד, אך גם לעסק זוהי בעיה לא כדאית: איכות עבודה ירודה ותפוקה נמוכה, עובד לא בריא, לא יעיל ומאושר פחות.

כבעל עסק חשוב לך שלעובדים יהיה נוח ובריא לעבוד, זה ייתן לך תפוקה גבוהה ועובדים שלא מחסירים ימי עבודה.

אז מה עושים? דואגים לסביבת עבודה נוחה ובריאה שתשרת נכון את העובד בה ותדאג לבריאותו, לא חוסכים בקניית הריהוט למשרד, ובוחרים בריהוט איכותי ונוח ומתנהגים לפי הכללים הבאים:

1. על הכיסא:

• יש לשבת על הכיסא בנוחות ולהישען לאחור עד שהגב נתמך כולו על משענת הגב.
• כפות הרגליים צריכות להיות מונחות באופן מלא וישר על הרצפה בכל זמן העבודה. אם הרגליים אינן נוגעות ברצפה רצוי להשתמש בהדום לרגליים.
• הכיסא צריך להיכנס במלואו ובחופשיות אל מתחת לשולחן.
• רצוי שלרגליים יהיה מקום חופשי לתנועה.
• כלי העבודה שמשמשים את העובד, צריכים להיות קרובים אליו באופן מידי ופשוט (מגירות קרובות, מדפי פלסטיק, חוצצים וכדומה), כדי שהעובד יוכל להגיע אליהם בקלות וללא צורך להימתח ולהתאמץ להגיע אליהם.

2. אל מול המחשב:

• רצוי לשבת מול מחשב נייח, שיונח בגובה מתאים.
• מסך המחשב צריך להיות בגובה העיניים.
• מרחק מסך המחשב צריך להיות במרחק יד מהעובד עליו (כ- 65-75 סנטימטרים).
• הכיסא והשולחן צריכים להיות בגובה המשתמש ובעלי איכות ונוחות מקסימלית.
• המקלדת והעכבר צריכים להיות מונחים בקצה השולחן קרוב לגופו של העובד כדי שלא ימתח ויאומץ יתר על המידה.
• ידי המשתמש צריכות להיות קרובות לצד הגוף, יכולות להישען על משענת הידיים של הכיסא, על הכתפיים להיות משוחררות והמרפקים צריכים להיות לא נעולים.
• מומלץ להשתמש במשטחי תמיכה לבסיס היד, ולהשתמש בהם למנוחה לאחר ההקלדה.

3. סביבת העבודה:

גם לסביבת העבודה יש חשיבות רבה בבריאות העובד ולכן מומלץ:

• שתאורת החדר תגיע מהתקרה ותמוקם בזווית של 90 מעלות מהעובד.
• למנוע סנוור מהעובד בזמן העבודה. לדאוג שהחלון יהיה בצד העובד, ולא מאחוריו או מלפניו או למנוע את הסנוור בעזרת וילון.
• התאורה בחדר העבודה צריכה להיות כתאורת יום.
• מומלץ בכל שעה לצאת להפסקה של 5-10 דקות.

4. טמפרטורה בסביבת העבודה:

הבדלי טמפרטורה קיצוניים מביאים להתכווצויות שרירים וגורמים לכאבי גב וצוואר. גם בחום הקיץ הכבד בחוץ, שהמזגן במשרד פועל מסביב לשעון, אנחנו עלולים לסבול מכאב מעיק. לכן כדאי להדריך את העובדים לשמירה על "המקומות המועדים" להיתפס. על כן יש:

• לקחת בתיק או להשאיר במשרד, צעיף קל או סוודר דק ולהשתמש בהם במקומות קרים בגלל מיזוג מוגבר.
• את פתחי האוורור של המזגן (גם בבית וברכב), כדאי לכוון לצדדים ושלא יגיעו ישירות לעובד.
• להשתדל להנמיך את גובה הקירור לרמה סבירה ונעימה ולא "מקפיאה".
• לאחר יום עבודה רצוי לחמם את האזור בעזרת מקלחת חמה ו/או כרית חימום לאיזור הצוואר והגב.

לסיכום:

כללים אלו חשובים מאוד וכדאי שיועברו כהנחיות לעובד. שמירה על בריאות העובד שלך, שומרת גם עליך ועל הרווחים של העסק שלך. כדאי תמיד לחשוב גם על העתיד ולא לחסוך בעלויות עכשוויות שתזקנה לך בטווח הארוך וככלל בהמשך דרכך. רווחת העובד תורמת לתפוקת ואיכות העבודה שלו ועוזרת לו להיות מאושר ומסופק מעבודתו.

יום הולדת שמח: אילו מתנות תבחרו לעובד ומהם הטיפים שישדרגו אותן

מאת: לימור שטרן.

פעילות רווחה מבטאת את התייחסות בעל העסק והחברה כולה אל העובד, גם הפשוט, כאל אדם חשוב ומוערך.

בעלי עסק רבים בוחרים להוכיח זאת באירועים שונים בחייו של העובד בחברה. יש שיבחרו בחתונת העובד או ילדיו, יש שיבחרו בזמן לידת ילד חדש ובדרך כלל כולם יעניקו מתנה ביום ההולדת של העובד.

מתנת יום ההולדת מהווה הזדמנות מצוינת לתת לעובד שלנו יחס אישי ואוהב, המתנה פועלת בשני מישורים, המיידי – בו תהיה חוויית קבלת המתנה נעימה ותיצור תשומת לב לעובד, ובעתיד- על ידי ההנאה והשימוש שיעשה בה, במידה והמתנה תהיה יעילה ושימושית.

בחירת המתנה הנכונה צריכה להיות שקולה ומתוכננת בהתאם לתקציב העסק ולאופי העובדים בו. מגוון המתנות הוא רחב ובדרך כלל יהיה תוצאה של עלות סבירה בהתאם להחלטת המנהל ומידת השימושיות שלה.

בעסקים גדולים יצרו המנהלים רשימת מתנות מתוכה יוכל העובד חוגג יום ההולדת, במתנה הרצויה לו. העובד בוחר אחת מתוך מספר רב של אופציות קיימות מה שתורם למתנה שימושית ונצרכת יותר על ידי המקבל אותה.

בעסקים קטנים ובינוניים, אין הדבר הנ"ל נחשב לרצוי, משום שעלות המתנות לך, כמעסיק, תהיה גבוהה יותר, מאחר שלא תוכל לקבל הנחה כמותית על המוצר.

בעסקים אלו ירכשו עבור העובד מכונת קפה או תיק, סט כלי-אוכל או ספר. בעסקים דומים אחרים יבחרו לחלק גאדג'ט לסלולרי, ו/או יינות ושוקולדים. יש שיעדיפו להעשיר את העובד בידע ופעילות העשרה כמו קורסי בישול, סדנאות צחוק או ספא זוגי. ישנם שיתנו שובר למסעדה יוקרתית, כרטיס זוגי לתיאטרון או אירוח בבית מלון.

אפשרות שתקל עליך, בעל העסק הקטן ו/או הבינוני, היא הענקת מתנה לעובד לה הוא זקוק בשיטה "הפתוחה". כלומר: הענקה של תו קנייה / שובר מתנה, אותם יוכל העובד לממש במגוון צורות ובבתי-עסק שונים.

בשנים האחרונות חלוקת תווי קניה או שוברי מתנה נהפכו לפופולריים ביותר: גם בגלל שהם נותנים אפשרות בחירה גדולה יותר לעובד ולתחביביו ובעיקר כי כמנהל אינך צריך "לשבור את הראש" בחיפוש אחר מתנה מתאימה.

תוספת קטנה, שינוי גדול

השאלה העולה יותר ויותר מצד בעלי עסקים רבים יותר ויותר, היא איך להפוך במינימום האפשרי של השקעה כספית את מתנת יום ההולדת לעובד לאישית יותר.

להלן מספר דרכים על מנת להשיג זאת: 

• כתיבת ברכה אישית בנימה אישית, שתכיל בתוכה הערכה והוקרה לתרומת העובד לעסק ובתכונות מיוחדות בהן ניחן שתכתב על ידי בעל העסק, המנהל הישיר או צוות העובדים, תשדרג את המתנה, פשוטה ככל שתהיה, ותעניק לה ערך מוסף מיוחד של הכרה בערך העובד, כישוריו ותרומתו לחברה.
• מלבד הברכה הכתובה, רצוי כי המנהל ובעל העסק יאחל ברכת מזל טוב לעובד פנים מול פנים או לפחות בשיחת טלפון .
• בלונים שיקשטו את המשרד או שלט ועליו ברכת מזל טוב – יזכירו לכל העובדים לאחל ולברך את החוגג יום הולדת וישרו אווירה חגיגית וחיובית בעסק, הצפויה להשפיע לטובה על התפוקות.
• הודעה במייל או בקבוצת הוואטס אפ של צוות העובדים בעסק, תהיה הזדמנות לשלל ברכות כתובות מהעובדים השונים. באם יש ניוזלטר שבועי או חודשי של העסק, מומלץ שיהיה בו מקום לברכות יום הולדת ואירועים אחרים המתרחשים בחיי העובדים בעסק.

הכי חשוב, שיהיה במזל טוב!

אנחת רווחה: רווחת העובד היא הרווח של העסק שלך

מאת: לימור שטרן.

בשנים האחרונות מתפתחת מודעות ועשייה לרווחתו וביטחונו של העובד, יחד עם ההבנה כי רווחה כלכלית של העובד משליכה בפועל על עבודתו בארגון.

יודגש תחילה שמעבר לפתיחת 'קופת חיסכון' לגיל הפרישה, אין החוק מחייב לדאוג לעובד להלוואות, לצמצום המינוס שלו בבנק או לימודים לילד. למרות זאת, עסק שדואג להצלחת העובדים שלו ייקח על עצמו אחריות לרווחה סוציאלית, בריאותית ואפילו דאגה לימים של אחרי ובזמן גיל הפרישה. כך, מתוך זיהוי והבנת הצורך בביטחון אישי של העובד, כיום גוברת התופעה במשק הישראלי, (אם כי לא בכל מקומות העבודה) של דאגה מצד בעלי-עסק לרווחתו באופן כללי, גם בדברים שאינם מחויבים על פי חוק. לשם דוגמא, ניתן לראות בחברות רבות, כיצד עוזרים בעלי-העסק לעובדים ושולחים אותם לסדנאות למידה על התמודדות עם יוקר המחיה, ולהכנה לעתיד פיננסי טוב יותר. בארגונים אחרים, כחלק מהדאגה הכוללת לרווחתם וביטחונם האישי של העובדים, מספקים להם מגוון ביטוחים שונים בתנאים מיוחדים שמסייעים לביטחונם הכלכלי ואף הפיזי.

האינטרס של הארגון בדבר הוא ברור: ככל שהעובד יהיה פנוי מדאגות, שמח ובריא, כך תפוקת העבודה שלו תגדל. ככל שהעובד ירגיש שבמקום עבודתו דואגים לו ולצרכיו האישיים, גם הוא ידאג להצלחת הארגון ויתרום מזמנו ביעילות ובשמחה. בנוסף, ולא פחות חשוב, ככל שהעובד יבין את מהותם של הכלים הכלכליים ויידע מה טוב עבורו, הוא יתנהל נכון, יחיה טוב ולא יתפתה לעזוב את מקום העבודה הנוכחי משום שיחשוב שבמקום אחר יציעו לו תנאים כלכליים טובים יותר. באופן כללי: תחושת השייכות שלו לחברה תהיה גדולה יותר.

בשורה התחתונה, מחשבה ותשומת לב לעובד שלך ולחייו האישיים הינם חשובים מאוד, ברמת ההווה והעתיד.

כשעובד בארגון שלך ינהל חיים רגועים יותר מבחינה כלכלית ויהיה פנוי רגשית הוא יתפקד טוב יותר בעבודה ויפיק תוצרת איכותית וגבוהה יותר.

כשהעובד מרגיש שלך כמנהל "אכפת ממנו", ואתה, כבעל העסק מנסה להקל עליו ולעזור לו, גם לו יהיה "אכפת" מהארגון והוא יחפוץ בהצלחתו.

אם לא "תדאג" לו, עלול העובד להישחק מהר יותר ולאבד עניין במקום עבודתו. דבר שעלול להשפיע מיידית על התפוקה ועל ההכנסות.

לכתבה מיוחדת המוקדשת להרהורי-נטישה של העובד והדרכים למנוע אותם לחצו כאן .

כמנהלים יש לכם ציפיות גבוהות מהעובדים לגבי תפקודם ואופן הפעילות שלהם.

אבל, לא תמיד הם עומדים בציפיות שלכם ולעתים, הם אף מאוד מאכזבים.

ברוב המקרים האכזבה שלכם תהיה תוצאה של הנחה שגויה, שנובעת מאחר ורוב בני האדם, הורגלו לחשיבה ש"האחר הוא אני "(ה"אחר" = ה"אני"), ומשום כך הם מסתכלים "במשקפיים" שלהם על עבודתו של האחר.

זוהי הנחת מוצא שבטעות יסודה והיא שגויה מלכתחילה.

בכל אדם טבועים כישרונות שונים, יכולות ייחודיות וכישורי-חיים מיוחדים, יחד איתם לכל אחד מאיתנו יש רצונות וקשיים שונים. במכלול האישיות, התכונות ומהלכי-החיים, כל אדם שונה מחברו ורואה אחרת את הדברים מהמקום בו הוא נמצא.

ליצירת שינוי בצורת העבודה של העובדים אצלכם, תיאלצו לבדוק איך הם רואים את התנהלותם ומה גורם להם לפעול דווקא בצורה זו. ייתכן כי תופתעו לגלות שהעובד יוכל להיות יעיל ומוצלח יותר בעזרת שינוי קל בתנאי עבודתו, בצורת העבודה אותה ייעדתם לו או בהאצלת סמכות נוספת עבורו.

כשמתגלה קושי אצל העובד וכשאתם מרגישים שהוא "סוחב" את העבודה ולא נהנה בה, זה הזמן לשיחה אישית עם העובד. לצורך הבנת העובד, ידיעת מהם הדברים החביבים עליו ומה ייתן לו להרגיש מחובר יותר לעבודה, כדאי לבצע שיחות ישירות, באווירה נינוחה עם רצון להקשיב וללמוד אותו.

אבל קודם כל יש צורך בהכנה מוקדמת. 

יש להכין שאלות פתוחות שיתנו לעובד מרחב של דיבור ויכולת לבטא את עצמו מעבר לתשובות של כן ולא.

הכינו שאלות מנחות בהם תהיינה דוגמאות למצבים שונים כדי להבין את אופן החשיבה של האחר.

דוגמאות לשאלות כאלו הן:

1. איך ההרגשה שלך עם הנהלים החדשים וההנחיות השונות?

2. מה היה עוזר לך ונותן לך הרגשת שחרור בתפקיד שבו אתה מרגיש קושי?

3. מה ישפיע על ההרגשה שלך, אלו תנאים ישפרו אותה?

4. האם יש עובד אחר או גורם אחר בסביבת העבודה שמציק לך?

5. אלו התלבטויות יש לך?

6. האם יש קשיים במצב המשפחתי שגורמים לך לקושי בעבודה וכיצד נוכל להקל על זה?

חשוב לדאוג שהשיחות יעשו במקום נוח ושקט, וללא אנשי צוות אחרים שנכנסים ויוצאים.

כמנהלים, שבו נינוחים, היו נחמדים והראו נכונות להקשיב ולהבין. אל תדברו אתם, תנו לעובד לדבר ולהביע את עצמו כמה שיותר. נסו להבין מ"בין השורות" איך לנתב את השיחה למקומות הנכונים, וכשהעובד מפרט או מצביע על בעיה מסוימת, היו קשובים והראו רצון להבין ולעזור.

רצוי לרשום נקודות חשובות שעולות בשיחה ורעיונות להתמודדות או סילוק הקשיים.

אין חובה מצדכם לפתור את כל הבעיות שעולות בשיחה ולתת להם פתרון. השיחה האישית נועדה להיות שיחה להבנת הקושי ולהבהרתו. את המסקנות ודרכי הפעילות בהם בחרתם כדי לעזור לעובד, תוכלו להעלות בפגישה אחרת, נוספת שבה תתמקדו ב'תכל'ס', איך לבצע את השינוי ואיפה אתם יוצרים אותו.

בסיום השיחה האישית, סכמו את תוכנה, שתפו עם העובד את מה שהבנתם ממנו, את הקשיים אותם העלה וספרו לו מה הן הציפיות להמשך. הבהירו לו כי תשתדלו לעזור לו, שתחשבו על דרכים לפתרון הבעיות ותחזרו אליו עם המסקנות.

לסיכום:

הכי חשוב, להיות תמיד קשובים וערניים לרגשות העובדים שלכם. אל תחכו שהם יצעקו "הצילו" או יאבדו את ההנאה בעבודה. לפעמים, אוזן קשבת היא צעד קטן בדרך לשינוי גדול.

בהצלחה!

התכונות החשובות ביותר אצל העובד שלך

מאת: לימור שטרן.

מחקרים מוכיחים שמנהלים מחפשים אצל העובדים שלהם את היכולת לנהל דפוסי-חשיבה.

כאשר יש בעובד שלפניכם את היכולת הזאת, זה יגדיל את הסיכויים שלו בעיניכם.

מהו ניהול דפוס חשיבה? התשובה: ניהול והכוונה נכונים של כלל המחשבות, האמונות ותפיסות העולם שמוטמעות בבני האדם. יכולת זאת, נתפסת אצל רוב המנהלים כיכולת מועדפת אותה ירצו לראות אצל העובד שלהם.

1. במקום הראשון מבין התכונות ומה שנחשבת כתכונה הרצויה ביותר לעובד היא המחויבות. מתוך מאות המעסיקים שנדגמו בסקר, עולה כי רובם חושבים שמחויבות זאת התכונה החשובה ביותר אצל העובד שלהם. עובד שמרגיש מחויב לעבודתו, ייתן את כולו ויעבוד עם "כל הנשמה". התוצאות לעבודה כזאת יהיו דומות ויפיקו הצלחה רבה. עובד בעל מחויבות אישית, ישקיע בעבודה, יהיה אכפתי וקשוב לצוות ולהתנהלות העסק ויקריב מעצמו למען העסק. עובד שכזה ינהל תקשורת איכותית ובונה עם הסובבים אותו ויתרום רבות לעסק גם בתחומים שלא בתחום האחריות שלו.

מעסיק: תוכל לבדוק מחויבות אישית אצל מועמד פוטנציאלי בשאלות מכוונות על מקום עבודתו הקודם. שאלות כמו: מהו מקום עבודה בשבילו ועד כמה מוכן לתת מעצמו בשעת הצורך. לפי תשובות המרואיין ועברו תוכל ללמוד (לא באופן אבסולוטי, יש דברים שמגלים רק בעבודה המעשית), האם יש למועמד שרוצה להיות העובד שלך את התכונה החשובה כל כך.

2. תכונה אטרקטיבית נוספת שתרצו שיהיה לעובד שלכם היא אחריות אישית. אלו עובדים שמרגישים אחריות אישית כלפי מקום העבודה שלהם ולכן כשיצוצו בעיות בעסק או משבר פתאומי הם יעשו הכול, גם על חשבון הזמן הפרטי שלהם כדי לפתור את הבעיות ולשפר את המצב.

איך תוכל לברר אם היושב לפניך, נוטל אחריות אישית? שאל אותו שאלות על מקומות העבודה שעבד בהם, כוון אותו לספר לך כיצד פתר בעיות שעלו ושאל אותו באופן תיאורטי על "מה יקרה אם" בליווי סיטואציה המתאימה לעסק שלך

3. התכונה השלישית שהתגלתה במחקרים שונים היא גמישות מחשבתית ומעשית. זוהי היכולת של העובד לתמרן ולהתמודד מול סיטואציות שונות שמתרחשות. לפתור בעיות פתאומיות, לעמוד באתגרים ולהתנהל נכון גם שיש שינוי בנהלים, ויחד עם זאת לשמור על קור רוח וגישה חיובית ומרגיעה.

על מנת לבחון את המועמד האם ניחן בגמישות? תוכל לתאר בפניו נהלים מסוימים ולשאול אותו תוך מתן דוגמא מה יעשה באם הנוהל ישתנה בתנאים מסוימים ולא צפויים.

4. תכונה נוספת ומאוד חשובה: יושר ואמינות. תכונה זאת נותנת לבוס "לישון טוב בלילה".

כשיש עובד שאפשר לסמוך עליו בעיניים עצומות ולהאמין בו, הדבר משרה תחושת ביטחון שהעסק בידיים טובות.

האמינות תורמת ליצירת יחסי עבודה טובים ואת מקום העבודה לסביבה שנעים להיות בה.

תוכל לנסות לבדוק את יושרו ואמינותו של המועמד, בעיקר, בפניה למקומות עבודה אחרים שעבד בהם או אנשים שמכירים אותו באופן אישי.

5. כנות. תכונה שהיא חשובה מאוד על מנת שהעסק יתנהל כראוי. כשהעובד כן ומשתף את מה שהוא חושב, סביר להניח כי יהיה קל יותר להסתדר עימו. עובד שאינו "מדבר" עם סביבת העבודה שלו ומנסה "להחביא" דברים, יכול לגרום לתחושת מתח בסביבתו. כנות, קשה לבדוק מראש, אך ניתן לנסות ו"להרגיש" את זה בצורת הדיבור של המרואיין (קחו בחשבון שהוא מתרגש ומרגיש קצת לא בנוח), את פתיחותו לספר על עצמו ומקומות עבודה קודמים שעבד בהם.

בעלי עסק! אנא זכרו שתמיד יכולות להיות הפתעות: חלק מהעובדים שלכם שלא ממש האמנתם בהם בהתחלה יכולים להתגלות כמוצלחים ואמינים ואלו שהיית בטוח בכישרונם, פשוט לא יספקו את ה"סחורה".

חשוב לעקוב אחרי התקדמות העובדים להיות איתם בשטח, ולהראות דוגמא חיה לתכונות שחשובות כל כך להצלחת העסק שלכם.

כיצד לתגמל את העובדים בעסקים קטנים ובינוניים? חלק ב'

מאת: כתבת "הטורבו העסקי".

בחלקו הראשון של המאמר הבאנו דוגמאות לדרכים שבהן ניתן לתגמל את העובדים, אשר הנן תמריצים כלכליים לא "כבדים" ובנוסף הנן מהנות ומהוות מוקד לשבירת שגרה של שבוע העבודה, להלן מקבץ נוסף של דוגמאות:

1. פינת הילדים.

כמה מהעובדים שלכם הם הורים לילדים? כמה פעמים שמעתם מהם את התירוץ שהם איחרו כי לא היה להם עם מי להשאיר את הילד החולה בבוקר? או שהם איחרו כי התעכבו בלהוריד את הילדים בגן? משרד עורכי דין צעיר הפתיע את עובדיו בכך שאפשר להם להביא את ילדיהם הקטנים (גילאי שנה – שנתיים) עמם למשרד פעמיים בשבוע. המשרד הרוויח הורים רגועים יותר שיכולים לעשות את עבודתם לאורך כל היום, וההורים הרוויחו מההרגשה שהם מספיקים לראות את ילדיהם לפני שהם נרדמים בסופו של כל יום עבודה.

2. מסיבת סופ"ש.

ברשת למוצרי-טיפוח הוחלט כי במשרדים הראשיים בכל סוף שבוע, אחד העובדים יציע מקום מפגש, וכל עובדי החברה ייפגשו שם ל"האפי האוור" בתום שבוע עבודה , ביום חמישי בערב. הנוכחות בערבים האלו הייתה כמובן ללא חובת הגעה, אך מנהלי החברה הופתעו לגלות כי כל העובדים מגיעים ומתייצבים מדי שבוע בשבוע, ללא "הברזות". הסיבה? פינת ההווי החברתי הפכה להיות הדבר שהעובדים דיברו עליו וחיכו לו מדי שבוע, אולי אף כל השבוע.

3. ה פ ת ע ה !

תפתיעו את העובדים שלכם. בחברת שיווק טלפונית המונה כ-15 עובדים, מתוכם כ-10 נציגי שירות לקוחות ושיווק טלפוני, החליטו לצ'פר את העובדים שלהם באופן ייחודי. אחת לשבוע, ליד שולחנו של אחד העובדים הופיעה מעטפה, ובה הוא התבקש להגיע לשולחן של עובד אחר. גם שם חיכתה מעטפה שהפנתה לשולחן של עובד שלישי. אף אחד מהעובדים לא ידע מי יקבל באותו שבוע את המעטפה, וגם לא מי השניים האחרים שהמעטפה תפנה אליהם. אותם 3 עובדים היו ניגשים לפינת "ההגרלה" שבה הייתה קופסא ובתוכה הפתק של העובד שזכה. העובד שזכה כל פעם זכה במשהו שונה: פעם בארוחת בוקר, פעם בשובר זוגי לסרט וכו'.

כך, באמצעות תגמול סמלי לחלוטין, מנהלי החברה הצליחו לגרום לעניין מתחדש מאליו כל שבוע במקום העבודה.

העובדה שהעובדים לא ידעו "אצל מי תיפול המעטפה" וגם לא מי יזכה בגורל הסופי, השאירה את כולם מחכים "על הקצה" בציפייה למעטפה הבאה.

לסיכום:

ישנם רעיונות מוצלחים מאוד שאת רובם ניתן ליישם ללא עלות כלכלית חריגה מתקציב ניהול העסק השוטף. אם אתם בעלי עסק קטן ובינוני, זכרו שהיתרון שלכם אל מול החברות הגדולות הוא הייחודיות והאינטימיות שאתם יכולים לספק לעובדים, מה שלא היו מקבלים בחברות גדולות.

שאלו את עצמכם מהו הצורך הגדול ביותר שהעובדים שלכם צריכים? זה יעזור לכם להחליט כיצד תוכלו "לצ'פר" אותם.

כיצד לתגמל את העובדים בעסקים קטנים ובינוניים? חלק א'

מאת: כתבת "הטורבו העסקי".

עסקים קטנים מתמודדים עם קושי גדול ומרכזי. מצד אחד, עובדים מצטיינים יש לתגמל כך שיהיו מרוצים, וירצו להישאר בעסק הקטן ולא לעבור למתחרים או לחילופין לעסק גדול יותר, שיכול לפתות אותם בתנאים כלכליים משופרים יותר.

מצד שני, התקציב של אותם עסקים קטנים המוקדש לתגמול עובדים, הוא בדרך כלל לא גדול. כמו כן, בעסקים הללו, התקציב נמדד על קוצו של יוד כשכל שקל יכול להשפיע על היציבות הכלכלית.

אז מה עושים? כיצד ניתן לתמרץ ולתגמל את העובדים, גם כאשר אין אפשרות לפנות לתמריצים כלכליים כגון העלאה בשכר או מענק כלכלי חד פעמי בגובה ניכר?

מסתבר שיש פתרון, והוא אפילו מעניין. במקום לחשוב מה חברות קטנות לא יכולות להעניק לעובדים שלהם, נסו לחשוב מה אתם כעסק קטן כן יכולים להרשות לעצמכם, ושלא היה ישים בחברה גדולה עם מאות עובדים, פשוט בגלל שבהיקף קטן זו הוצאה רלוונטית ובהיקף גדול יותר- לא משתלמת בעליל.

לפניכם מספר רעיונות שיכולים לגרום לעובדים שלכם לחייך כשהם חושבים על מקום העבודה המפנק שלהם:

1. מרכיב חשוב שבעלי עסק קטן יכולים להוסיף לתנאי העבודה של העובדים שהם הוא  בראש ובראשונה – גמישות.

כל מעביד שואף ששעות העבודה של העובדים בעסק שלו יהיה קבוע ומסודר. אך, הרבה עובדים יעריכו זאת, ויראו בכך יתרון אם מקום העבודה שלהם ייתן להם גמישות במסגרת השעות, כך שיוכלו לעשות את אותה העבודה, אך "בתנאים שלהם", דהיינו בשעות עבודה שנוחות להם יותר, ואם אפשר- גם במקומות שנוח להם יותר.

לדוגמא: חברת מתכנתים אשר מעסיקה כ-10 עובדים במשרה מלאה, אך מאפשרת לעובדיה לעבוד בשעות שנוחות להם, בכמות שבועית שהוסכמה מראש, והעובדים מנהלים את סדר היום שלהם כרצונם. הם יכולים לעבוד ביום אחד שעה, שעתיים או אפילו לא לעבוד כלל, בתנאי שישלימו את מכסת השעות שנקבעה להם. ובנוסף, עובדי החברה יכולים לקחת את המחשב הנייד שלהם ולעבוד מכל מקום שהוא. כן, גם מחוף הים.

2. העבודה היא הבית השני שלי. אחד המרכיבים בהפיכת מקום העבודה למקום שבו העובדים שלך ירצו להיות בו, היא לגרום להם להרגיש בו בבית.

רעיונות שיכולים לעזור לכך הם, למשל, להראות גמישות בקוד הלבוש.

האם העובדים שלך נאלצים ללבוש חליפות למשרד, או שבחדר העבודה שלהם הם יכולים להסתובב עם גרביים וכפכפים? תוכלו לייעד חדר במשרד שיהיה "חדר טלוויזיה" וכל עובד יוכל להיכנס לשם, כראות עיניו, אפילו עד שעתיים ביום.

לכאורה: זהו זמן עבודה לא מנוצל עבור המעביד. אך, אם תיקחו בחשבון את כמות הזמן שהעובדים שלכם מקדישים לבדיקת הפרופילים שלהם ברשתות החברתיות ולשיחות רנדומליות בטלפון עם חברים ובני משפחה, אתם אפילו יוצאים נשכרים מה"הפסד" של שתי שעות העבודה המרוכזות האלו, ומרוויחים עובדים נינוחים ומרוצים יותר.

3. אוהבים לשחק בטלפון? עשו זאת עם ברכת העבודה. חברת טכנולוגיה צעירה החליטה לספק לכל העובדים במשרד טלפונים חכמים. לכל העובדים במשרד כאחד, ללא קשר לדרג תפקידם או לוותק שלהם בחברה. צעד זה יצר אצל העובדים את התחושה ש"סומכים עליהם" כבר מיומם הראשון בתפקיד. בנוסף, הטלפונים החכמים נוטים לגרום לנו, כאנשים, לצבור בתוכם טונות של מידע אישי. תמונות של הילדים? תמונות החופשה האחרונה ביוון? סלפי מטופש שלנו בחוף הים? הקליפים שאהבנו משנות השמונים? הכל נמצא שם, על המכשיר הקטן הזה.

הטלפונים הנ"ל גורמים לתחושת "שייכות" כה חזקה עליהם, שהעובדים שלכם יחשבו פעמיים אם ברצונם להיפרד מכם, היות וזה אומר גם להיפרד מהטלפון האהוב.

דוגמאות נוספות והמשך המאמר, בחלק ב'.

לעסקים קטנים ובינוניים צרכים שונים משל "אחיהם" – העסקים הגדולים. חברה שיש בה 1,000 עובדים, וחברה שיש בה 10 עובדים, אינן נתקלות באותן סיטואציות הקשורות לכוח האדם.

בעסקים גדולים, לרוב לדרג ההנהלתי, אין נגיעה אישית ויומיומית עם הצוות הזוטר העובד בעבודת היומיום ולרוב הם גם לא מכירים את הבעיות שלקוחות יעלו. כמו כן, בחברות גדולות עולה בדרך כלל צורך באגף כוח אדם שימיין את העובדים הנכנסים והעוזבים, וידאג לפעילויות רווחה שונות ובאופן כללי לניהול המשאב היקר: כוח האדם הזה, שמפעיל את העסק, הלכה למעשה.

לעומתם, הרי שבאופן טבעי יותר בעסק קטן כולם מכירים את כולם. סביר גם שכל העובדים מוינו על ידי מנהל העסק, ואין אגף של ניהול כוח אדם. ברוב המקרים כל עניין הטיפול בכוח האדם מוטל על מנהל העסק. לדבר חסרונות רבים. למשל: היה ואחד העובדים חולה, ואין ביכולתו למלא את תפקידו כרגע, הנטל למציאת עובד חלופי לאותו יום / שבוע מוטל על המנהל, ובאחריותו לבדוק את העובד החלופי ואת שביעות רצונו מתפקודו.

בנוסף, כאשר עובד עוזב / מתקדם בתפקידו ויש למצוא עובד חדש, על המנהל לדאוג לפרסם מודעה, למיין את כל מבול קורות החיים שזורמים אליו, לעבור מועמד אחר מועמד בראיונות ארוכים ומתישים שבסופם הוא צריך לקבל את ההחלטה מי יתאים לתפקיד ומי לא. כמובן שיש גם טעויות, כגון: עובדים שנראו מתאימים בהתחלה, אך נשרו מיד עם תחילת שבוע העבודה הראשון שלהם.

בנוסף, בעסקים קטנים לרוב אין מערכת שתמדוד את תפוקת העובד, את התמריצים שקיבל ואת "עמידותו" בחברה לאורך זמן.

ישנם כלים רבים לטיפוח משאב כוח האדם בעסקים קטנים, ניתן לשכור חברה חיצונית שתיתן מענה בתחום משאבי-האנוש לארגון, כגון: חברה חיצונית למיון ואבחון קורות חיים, ניתן לרכוש מערכת ממוחשבת שתנהל את ההיעדרויות והחיסורים של עובדים מול אבחנה ברמת התפוקה שלהם בפועל, ועוד. לרוב פתרונות אלו יהיו יקרים יחסית עבור העסק הקטן הממוצע.

לכל הפחות, ישנו צעד אחד שכל בעל עסק קטן כדאי שישקול, והוא: לייעד עובד אחד בעסק שלכם, שזו תהיה מומחיותו.

היתרונות שיצמחו מתהליך של למידה מה"גדולים" הם:

1. מיקוד. כל נטל חיפוש / אבחון / מיון עובדים חדשים "יורד" מכתפיו של המנהל ומועבר לאדם שזו מומחיותו ובזה כוחו.

2. "פנים" עבור העובדים. כאשר יש בחברה, קטנה או גדולה, אדם האחראי על משאבי האנוש, העובדים חשים שיש להם "כתובת". הרבה פעמים עובדים בחברה קטנה, מעוניינים לדבר על תנאי-ההעסקה שלהם או על קשיים שהתגלו בעת ביצוע תפקידם ולעתים המחשבה על "פניה למנהל הגדול" מרתיעה. עצם העסקתו של עובד האחראי על משאבי-האנוש, נוצרת "תת-סמכות" למנהל, שיכולה לטפל בבעיות האישיות של העובדים ולעדכן את המנהל, רק כאשר מדובר בדבר שפוגע בשטף העבודה ולא בכל בעיה קטנה.

3. מדידה. אדם שאחראי על משאבי האנוש יוכל לארגן לו מערכת מדידה (אפילו טבלת "אקסל" פשוטה המתעדכנת באופן יומיומי) על הגעה / חיסורי עובדים במהלך החודש, תפוקותיהם המקצועיות, תנאים סוציאליים שהשתנו, וכל דבר אחר הקשור לכך.

4. רווחה. כאשר יש בחברה אדם האמון על תפקוד כוח האדם בחברה הוא יוכל לבדוק את תנאי העובדים ולהציע הצעות לרווחתם, תוך בדיקת העלויות הכלכליות למעסיק.

לסיכום:

אפילו בחברת עסק קטן, כאשר יש עובד שאמון על תחום משאבי האנוש, תפקיד זה מוסר למעשה מכתפי המנהל המעסיק ועובר לידיים מקצועיות יותר. הרבה בעלי עסקים קטנים נוטים להשאיר תפקיד זה בידי המזכירה / מנהלת המשרד, אך למעשה, ככל שהתפקיד יינתן בידיים מקצועיות יותר (רצוי מאדם המגיע מתחום לימוד משאבי אנוש), כך יעילות התהליך תגדל.

שירות לקוחות: כיצד נוכל להפוך אותו לחוויה?

מאת: כתבת "הטורבו העסקי"

כל עסק, נשען על לקוחות שמגיעים אליו. אם הלקוחות שהגיעו אליכם, לא יאהבו את השירות שתתנו להם, הם לא יחזרו, ואף ימליצו לחבריהם להימנע מכם.

אז איך עושים זאת? איך יוצרים שירות לקוחות שהוא חוויה ללקוח?

ראשית, נבין ששירות לקוחות הוא פרמטר שנגזר מכמה משתנים: מקצועיות נותן השירות, אדיבות נותן השירות ותנאי הסביבה.

1. מקצועיות

זהו פרמטר שנמצא לגמרי בשליטתכם. עד כמה אתם מקצועיים, האם אתם הם אלו שמטפלים בלקוחות בחברה שלכם, או שיש לכם נציגי שירות לקוחות שעושים זאת עבורכם? האם הנציגים שלכם מיומנים ו"שולטים בחומר" ובאמת יכולים לטפל בבעיות שיצוצו באופן עצמאי או שהם צריכים להתייעץ אתכם בכל דבר ועניין? חשוב שתבינו שככל שהאדם שמטפל בלקוחות יותר מקצועי ובעל ידע, כך הלקוחות יעריכו אותו יותר. בנוסף, נציג מיומן, יוכל תמיד להמליץ על מוצר / שירות נלווה למוצר / שירות אשר אותו אתם מוכרים, ובכך גם לחזק אצל הלקוחות את האמון במקצועיות שלו, וגם להגדיל את המכירות.

מקצועיות נמדדת גם ברמת זריזות הביצוע בבקשה של לקוח והיכולת למצוא את הפתרון המתאים לבעיות שיועלו על ידו.

2. אדיבות

אדיבות היא פרמטר חשוב מאין כמוהו בשירות.

האם הייתם חוזרים למקום מסוים לו קיבל/ה את פניכם נציג/ת מכירות עייפ/ה, ועל פניו/פניה מבע של "שיסתיים היום הזה כבר", האם הייתם חוזרים למקום בו נציג שירות התעלם מכם בעודו מקבל שיחת טלפון. או חלילה מקום בו נציג צעק עליכם?

חיוך, הבנה, סבלנות ותקתקניות אלו תכונות שהלקוחות מפרשים כאדיבות, וירצו לחזור למקום בו חשו אדיבות שכזו.

גם אם מערך שירות הלקוחות שלכם מתבצע באינטרנט / טלפון באופן וירטואלי מול הלקוחות, עדיין האדיבות נמדדת במהירות הטיפול בהזמנה ובמשלוח של הלקוח, ואם יצר עמכם קשר דרך אתר האינטרנט – מהירות המענה וההיענות לבקשה של הלקוח.

3. תנאי הסביבה

כמה פעמים קרה לכם שחיכיתם, פיזית, בתור לאנשהו, כמה פעמים התעייפתם במהלך ההמתנה בתור והתעצבנתם כאשר נראה לכם שהנציג/ה אשר אמור/ה לקבל את פניכם נדמה שעוסק/ת במשהו אחר שאינו קשור לעבודה, כמה פעמים המתנתם בטלפון לקבלת מענה אנושי מנציג? וכמה פעמים טורטרתם על ידי מענה ממוחשב של "הקש כאן, כאן, כאן וכאן, ואם אפשר גם כאן, כאן וכאן…", על מנת לקבל נציג? המתנה ממושכת גורמת לתסכול אצל הלקוחות.

גם אם תהיו אדיבים ומקצועיים מאוד עדיין תוכלו לקבל "ריקושטים" מהלקוחות , בגלל זמן ההמתנה הארוך.

זמן ההמתנה הוא רק דוגמא אחת לפרמטר של תנאי הסביבה.

אז, האם חם אצלכם בחנות, האם התאורה לא נעימה, האם האזור בו העסק שלכם נמצא בעייתי למציאה במפות / אזור ללא חניה כלל? ישנם אלמנטים, שלא משנה עד כמה אדיבים ומקצועיים תהיו, עדיין יהיו מחוץ לשליטתכם, וש"יעצבנו" את הלקוחות. החדשות הטובות: לקוחות זוכרים פחות את הפרמטר הזה, ככל ששאר 2 הפרמטרים חיוביים יותר בעיניהם. כלומר- כאשר אדיבות ומקצועיות השירות היו טובות, לקוחות נטו לשכוח את תנאי-הסביבה הבעייתיים במידה והיו כאלה.

לסיכום:

ככל שנבין שהעסק שלנו תלוי על שביעות הרצון של הלקוחות שמגיעים אליו, ונשתדל להעביר את הידע של העובדים שלנו שהינם נציגינו אל מול הלקוחות, ונוודא שהם נותנים שירות אדיב, וברמת האפשר נשתדל לספק תנאי סביבה הולמים (כיסאות בלובי המתנה / חניה פרטית ללקוחות ופתרונות אחרים), כך נבטיח את שביעות הרצון של הלקוחות שלנו, היות ודאגנו להם לחוויית שירות לקוח.

רוצה ארגון שהוא 'צ'אמפיון'? הפוך אותו לארגון לומד!

מאת: מאיר יעקב, יועץ לפיתוח ארגוני, מנכ"ל 'צוות אופטימום'.

אז נכון, הביטוי "ארגון לומד" נשמע מעט מנוכר ובינינו, תמיד יש דברים מעט יותר חשובים על הראש, כמו…

– הנפקה?

– התקנת קו ייצור חדש?

– הוצאת אב טיפוס?

– השקת קו מוצרים חדש?

ואחרי כל המאמץ שהושקע (בהנפקה, בהשקת קו המוצרים החדש וכו'), למי יש כוח לעצור, להתבונן אחורה וללמוד? הרי כרגע נדרש מאמץ מרוכז לתמוך בשלב הבא, אז 'ברוך שפטרנו' ו… הלאה, לפרויקט הבא.

לא! זה הזמן לעצור פשוט לעצור!

כל אחד מהאירועים הנ"ל יכול להוות הזדמנות נדירה ויקרה מפז, על מנת ללמוד דברים קריטיים שיקפיצו את ביצועי היחידה שתחתיך לפחות מדרגה אחת גבוה יותר.

שום בית ספר לניהול איננו מסוגל לייצר חוויה לימודית בהיקפים דומים ובהתאמה כל כך מדויקת לסביבה הארגונית ולאתגרים הספציפיים שלך.

אילו דברים ניתן וחשוב ללמוד מכל מעגל פעילות שכזה?

1. למידה ספציפית, למידה על ובתחום הנושא הספציפי בו עסקתם:

–           זיהוי וליטוש הנתיב הקריטי.

–           זיהוי ה'בייסיקס' של התהליך. איתור הצמתים הקריטיות והטיפול באבני הדרך העיקריות לאורך התהליך.

–           זיהוי של כל הסוגיות הרגישות לאורך שלבי התהליך הדורשות 'טיפול מיוחד' – סוגיות פוליטיות, תכנוניות וערכיות.

אם כבר כבשת פעם אחת את הנתיב, על כל המורכבויות שלו, זה יהיה בזבוז משווע שלא לשמר אותו כפורמט מובנה ומוכן לקראת הפעמים הבאות.

2. למידה פורמלית, עקרונית, מצבור התובנות והלקחים העקרוניים שנחשפתם אליהם ואשר ניתן ורצוי להטמיע לתוך המערכת, לתוך תהליכי העבודה השוטפת:

–           איך אנחנו חושבים, מקבלים החלטות ונערכים לפעולה.

–           איך אנחנו פועלים ביחד ובמקביל.

3. מיפוי של החוזקות/ חולשות:

זיהוי המנועים ומקורות הכוח ולעומתם איתור ה"לקונות", החולשות, נקודות התורפה. זאת על מנת לעשות מצד אחד אופטימיזציה במיצוי הכוח, ומצד שני 'השלמת חוסרים'.

הכלי המרכזי: תחקיר

מתי לתחקר?

1. בתום כל שלב קריטי, בתום כל 'חוליה' בשרשרת של התהליך. תמיד נוכל לשפר את החוליה הבאה בתהליך אם הפקנו לקחים מהחוליה הנוכחית.
2. בתום התהליך כולו, על מנת לאפשר תחקור ממעוף הציפור על התמונה כולה, על כל המורכבויות שלה.

עם מי?

עם כל מי שהיה מעורב בתהליך בשלביו השונים. בכל רמה, בכל שלב התרחשו ככל הנראה תהליכים בעלי פוטנציאל להניב תוצאות.

– "…אבל למה? הרי כולם היו שם, כולם 'חיו' את שהתרחש?.."

– בגלל ה'רשומון', בגלל שכל אחד ראה את הסיטואציה מזווית מעט שונה וכל אחד ללא ספק הבין ופרש אותה מעט אחרת. כל אחד מן הסתם ניסח לעצמו לקחים ותובנות בהתאם לדרך בה פרש לעצמו את שהתרחש. רק תחקיר משותף יוכל לצרף ולאסוף את כל חלקי הפאזל לכלל תמונה אחת שלמה ומקיפה.

לסיכום:

התנאי להצלחה ארוכת טווח: אימוץ הגישה ששום דבר לא נגמר בטרם תוחקר.

כיצד תקיימו ישיבת צוות נכונה: ישיבת צוות ראויה בעסקים קטנים ובינוניים

מאת: דינה קידר, מומחית לייעוץ ארגוני ואימון אישי.

בעסק קטן ובינוני יש כמה כללים חשובים ביותר לישיבות צוות או תהליך קבלת החלטות שיתרמו לייעול התהליכים של העסק:

1. לא לקיים את ישיבת צוות לחינם:

אם עדיין לא מתקיימות ישיבות צוות בחברה, אז לא בטוח שכלל יש בהם צורך. אם כבר מתקיימות ישיבות צוות, חייבים להעריך מפעם לפעם את תרומתן. תרומה ישירה משמעותה קידום העבודה באמצעות הדרכה וקבלת החלטות ותרומה עקיפה יכולה להיות קידום רמת הידע או הקשרים הבינאישיים בין משתתפי החברה או העסק.

2. המשתתפים:

רצוי מאוד שבישיבה ישתתפו אנשים רלוונטיים, היכולים לתרום או לקבל תרומה באופן משמעותי על ידי ההשתתפות. ישיבה בה משתתפים למעלה מ-12 משתתפים נחשבת לקשה לניהול ופחות אפקטיבית. מבחינת החברה או העסק רצוי לשמור על מאזן תקין בין זמן עבודה לזמן ההשתתפות בישיבה.

3. מבנה הישיבה:

הישיבה עצמה צריכה להיות מחולקת לשלושה חלקים: פתיחה, גוף הישיבה וסיכומה. האדם שזימן את הישיבה או מישהו שממונה עליה מטעמו צריך לפתוח את הישיבה ולהציג את הדברים. להגדיר את מטרותיה, את סדר האירועים בישיבה (מה הולך לקרות), את בעלי התפקידים.

בסוף הישיבה כדאי שאותו אדם שמנהל את הישיבה יסכם בקצרה את מה שהיה. מבחינת סדר העלאת הנושאים לדיון, כדאי להעלות ראשון את הנושא המרכזי של הישיבה.

4. כללי התנהגות ברורים במהלך הישיבה:

יש כמובן כללי התנהגות ברורים במהלך הישיבה. אחד הדברים האקוטיים לעשות בעת ישיבה אפקטיבית הוא לסגור את המכשירים הסלולאריים ולדאוג שלא יהיו זמינים עבור משתתפי-הישיבה.

יש לשמור על "תרבות דיון". ולקבוע כללי התנהגות לזמן הישיבה. כדאי גם לציין אותם בתחילתה. במקביל, יש לשמור על כמה כללי-בסיס במהלך ישיבות והן: על כל דובר לשמור על מסגרת זמן סבירה שנגזרת מסדר יומו, יש לשמור על כבוד הדוברים, לא לנהל שיחות פרטיות או להעיר הערות פוגעות.

אם עומדות להתקבל החלטות חשובות בזמן הישיבה יש להסביר מראש ובצורה ברורה איך יתקבלו ההחלטות.

חשוב לשמור על מיקוד הישיבה.

חשוב מאד לשמור על דינמיקה חיובית ומיקוד בנושאים שלשמם התכנסה הישיבה. אם הנושאים שלשמה יתכנסה הישיבה תופסים תפנית, מומלץ מאד לעצור את הדיון ולהעביר את הנושא שעלה, במידה והוא חשוב ,לדיון במסגרת אחרת.

5. חשיבות איכותו ודמותו של מנהל הישיבה ושמירה על פרוטוקול הישיבה:

אחד התפקידים הכי חשובים בישיבה הוא מנהל הישיבה שביכולתו לקבוע את איכות הישיבה. מנהל הישיבה יקבע את מהלכה. כמוג ם, במידה רבה, את תוצאותיה.

אחד הדברים הכי קריטיים הוא פרוטוקול הישיבה. פרוטוקול הישיבה צריך להיות קצר וממוקד ויכלול בפתיח את התאריך ואת שמות המשתתפים בה, ובגוף הפרוטוקול ירשמו הנושאים שידונו ככותרות, ההחלטות שהתקבלו והאחראים לביצוע כל פעולה.

ישיבות הינן כלי עבודה חשוב מפני שהן מאפשרות מפגש בין אנשים שיכולים לייצר ביחד מה שלא יוכלו לייצר בנפרד.

עובדים רבים מבלים חלק משמעותי ביותר מזמן העבודה שלהם בישיבות, וככל שמתקדמים בקריירה, פרופורציית הזמן המוקדש לישיבות רק עולה.

מסיבה זו כל כך חשוב שזמן הישיבות יהיה משמעותי, יעיל ואפקטיבי.

טאצ' עליז למשרד שיעיז    

מאת: כתבת "הטורבו העסקי"

במאמרים קודמים דיברנו כאן על חשיבות פינת העובדים בעסק. עובדים שנמצאים במקום נעים, רוצים לשהות בו ונותנים תפוקה מוצלחת יותר. אז, מה הופך חלל עבודה לנעים יותר?

אחד הרעיונות הוא לתת טאצ', מגע אישי לחלל העבודה.

כולנו אוהבים הומור, כך שדרך מעניינת ל"פלפל" את מרחב העבודה היא שימוש בשלטים מצחיקים. שלטים משעשעים שנמצאים במקומות לא שגרתיים, נותנים "קריצה" במהלך היומיום ונעים להתבונן בהם. עודדו את העובדים שלכם ליצור "תחרות סטיקרים", בו הם יהיו קופירייטרים ליום אחד והמטרה תהיה לרשת את המשרד בהודעות מצחיקות.

רעיון נוסף הוא להגדיר מרחב לביטוי אישי של העובדים. למשל: במשרד מסוים, היה קיר שהיה "תקוע" בחלל שלא היה ניתן לשנות את מיקום החדרים סביבו, כי מדובר בקיר תומך, הקשור ליסודות הבניין שלא ניתן לשבור אותו.

בהתחלה ניסו לפתור את "בעיית הקיר התקוע באמצע החלל" בעזרת צביעתו בצבעים לא שגרתיים.

יום אחד הגיעה עובדת חדשה למשרד, שבין תחביביה היה סריגה. והיא החליטה לסרוג "סוודר" לקיר. העובדים שלצידה בהתחלה עיקמו את האף למשמע הרעיון המוזר, אך בהמשך, כשראו את התוצאה הצבעונית, התלהבו ואף ביקשו ללמוד כיצד יוכלו אף הם להשתתף בסריגה.

כשפרויקט "הסוודר לקיר" נגמר, הוא היה צבעוני ומעניין ועובד אחר החליט ליצור ממנו "עץ משאלות". כל עובד היה יכול לגשת ל"עץ המשאלות" ולהדביק עליו פתק אנונימי שבו ביקש משאלה קטנה שתועיל לצוות העובדים. זה יכול היה להיות כל רעיון שהוא. דמיוני ("אני מבקש שיהיה גלגל ענק בלובי!") ופרקטי ("הלוואי שנצא ביום חמישי מוקדם יותר הביתה") כאחד.

בבת אחת, מאלמנט שתקוע בחלל ואין מה לעשות איתו, הקיר הפך להיות "המסמר" של העבודה. העובדים הדביקו עליו פתקים, הצטלמו לצידו, העלו את התמונות לרשתות החברתיות ושיתפו את הרעיון עם חבריהם. ככה, ללא השקעה כלכלית כלל, בעלי העסק הרוויחו עובדים מגובשים מחד וחלל עבודה מעוצב וייחודי מאידך.

ימי גיבוש וכיף: טיפים והמלצות

מאת: לימור שטרן

ימי גיבוש וכיף מטרתם, בראש ובראשונה, להגדיל את שיתוף הפעולה ועבודת הצוות האחראים על העסק שלך. המשוב של ימי הכיף הוא גדול מאוד ומחקרים מוכיחים כי ההשקעה הרבה גם מבחינת ארגון ימים כאלו וגם מבחינת התקציב מחזירים את ההשקעה ובגדול. עובד שחוזר מיום גיבוש בו נהנה, יעבוד טוב יותר ועם מוטיבציה גבוהה יותר לשם קידום מקום עבודתו.

ימי הגיבוש יוצרים אינטראקציות מגבשות בין העובדים, יוצרים שפה משותפת א-פורמלית בין המשתתפים ובכך מגבירים את שיתוף הפעולה אצל העובדים.

סוף השנה הוא הזמן האידיאלי לבנות בו את תקציב הרווחה השנתי שבו יכללו האירועים שיתרחשו במהלך השנה כמו מתנות לחגים, מתנות לעובדים, פעילויות תרבות, ימי גיבוש, אירועי חברה, ישיבות צוות ועוד. מנהלים רבים בוחרים דווקא בימי סוף השנה כדי להתארגן לפעילות מגבשת ברבעון הראשון של השנה החדשה . בימים אלו השגרה היא ארוכה אין בה חגים וימי חופש אחרים ובנוסף מזג האוויר קריר ונוח.

על מנת למצות את המקסימום האפשרי מיום הכיף ולתת לעובד הרגשה שאכן חשבו עליו וכיצד יגרמו לו להנאה, אספנו בשבילכם המלצות שימושיות וחשובות:

• ודאו מיהו קהל היעד שירכיב את יום הגיבוש. האם לעובדים בלבד? מה הוא גיל העובדים הממוצע? האם בני זוגם של העובדים יצורפו גם? או שמדובר בכלל בפעילות לכל בני משפחת העובד?
• צירת גיבוש של קבוצה נובעת מחוויה אישית, לכן חשוב לבחור בפעילויות שיגרמו להפעלת העובדים שיהיה בהם ערך מוסף של העצמה עצמית. כך גיבוש הקבוצה יהיה קל יותר.
• בדקו מהו המקום הנכון והמתאים ביותר לפעילות שתוכננה ולאופי קבוצת העבודה. איזה אזור מתאים לכך, סביבת הפעילות והסדנאות השונות. האם לקיים את הפעילות באזור קרוב למקום העבודה, אולי במסעדה או בעצם בחיק הטבע, לאורך כמה שעות תימשך הפעילות, האם דרוש מקום לינה עבוד העובדים וכדומה.
• הפעילות המתוכננת חייבת להיות מותאמת לסוג האנשים שיפעלו בו. על הפעילות להיות יצירתית וכדאי שהיא תהיה מקושרת לתהליכים חדשים או שקיימים בעסק. כמו חשיבה ירוקה, יזמות, עבודת צוות, ערכיות ותרבות וכדומה.
• כדאי לערוך סקר בין העובדים מהי הפעילות המועדפת עליהם ולתת להם אופציות שיתאימו לתקציב. שיתוף העובדים בהכנה ליום הגיבוש והתייעצות איתם תפיק אירוע מותאם יותר ומהנה יותר עבורם בכך שיהיו חלק בתהליך.
• כדאי לתת לעובדים מתנה או שי אישי עם תום הפעילות, שיגרמו להם להנאה נוספת ולזיכרון נחמד מיום הגיבוש.

לסיכום: השקיעו חשיבה ויצירתיות בתכנון ימי הגיבוש, שימו לב לכל הפרטים הקשורים לאירוע זה ובררו כל פעילות בדייקנות. אל תתפתו לחסוך בפרטים הקטנים כי הם אלו שיתנו את הערך המוסף לגיבוש ואת ההרגשה לעובדים שהמעסיק שלהם אכן חושב עליהם עד לרזולוציות הקטנות, שאכפת לו מהעובדים שלו ושהוא מעריך אותם כראוי.

העיקר, תיהנו!

"כסף זה לא הכל בחיים": איך לעורר מוטיבציה בקרב העובדים (בלי להעלות שכר)

מאת: ד"ר מירה חניק, יועצת אירגונית ומאמנת אישית

כבעל עסק קטן משלך, אתה בוודאי מודע לכך שהאנשים המועסקים בו, הם המשאב החשוב ביותר שלו, ויש לקחת בחשבון את צורכיהם, יכולותיהם, בעיותיהם, וגורמי המוטיבציה שלהם כדי שהעסק יצליח.

כל עסק כלכלי באשר הוא, נשען על יותר מאשר מוצרים או שירותים. גם אם אתה מעסיק רק פקידה או מזכירה, או כל עובד אחר, הקשר שלך איתם חשוב ביותר.

בפרט בשל הצורך שלך להרוויח, לפתח את העסק, ולתפוס את מקומך בשוק הכלכלי.

אולם מה עושים כשהמשאבים הכלכליים שלך מוגבלים, איך מחזיקים בעובדים וממריצים אותם לתרום יותר כאשר המסגרת הכספית מוגבלת?

"אנשים מבינים רק כסף".  אני שומעת אמירה זו מבעלי עסקים או מנהלים מתוסכלים, המרגישים כמו במעגל סגור, שאי-אפשר להרוויח כשהעובדים לא נותנים את המרב, ושבכלל אי-אפשר להוציא מהם את המרב אם לא נותנים להם תגמול כספי. אולם, אמירה זו אינה עומדת במבחן מציאות. העובדות, שהוכחו כבר על ידי חברות מצליחות רבות, אומרות כי ניתן לעורר מוטיבציה בעובדים, גם ללא תשלום כספי ביד.

הנה כמה מהדרכים:

1. זוז מדרכם: במקרים רבים, העובדים שלך ירוצו קדימה אם רק תסור מדרכם. הקטן את כל הבקרות שאינן חיוניות, והשאר את הנחוצות ביותר כדי למנוע טעויות גורליות. היכנס לתמונה רק כדי למנוע אסון. בכל המקרים האחרים – הרשה לצוות שלך לעסוק בשלו ללא הטרדה.

2. הצב להם אתגרים: הישג מקצועי הוא אחד מגורמי המוטיבציה הגדולים. אנשים ילכו אחריך במדבר כדי להגשים חלומות מקצועיים. הרשה להם להתפתח בתחום עיסוקם, אפשר להם למידה והם יעניקו לך בחזרה עשרת מונים.

3. צלצל לעיתים בפעמון האזעקה: הזהר את עובדיך כאשר המתחרה שלך בשוק עומד לגבור עליך. צרי אווירת פרנויה אירגונית. הסבר לאנשיך את משמעותו של מצב החירום, ודרוש מהם לשאת באחריות לתיקונו.

4. חגוג את הניצחון: השתמש בפרסים סמליים ובטקסי-הערכה כדי להזרים אנרגיה והתלהבות למערכת ולגרות את יצר התחרות. אפשר להעלות מדי שנה את רף הרווחיות באמצעות פרסים חומריים (בערך של אחוזים מן המכירות), אבל תגמולים סמליים, כמו תעודות הוקרה או מדליות, גם הם יעשו את העבודה.

5. טפח תרבות ארגונית: האקלים החיובי בארגון משמעותי לאנשים, לא פחות מהכסף בבנק. גם אם העסק שלך הוא שירות הסעדה המעסיק 2-3 איש, אווירה אירגונית המטפחת יצירתיות, הזדהות ואחוות יחידה, היא כמו תרופת פלא ליצרנות של עובדייך. אז טפח אותה.

חשיבות הכוכבים לעסק שלך: השיטה לאיתור ולפיתוח מצטיינים בעסק שלך

מאת: ד"ר מירה חניק, יועצת אירגונית ומאמנת אישית

מהי הדרך בה אתה מאתר ומגייס עובדים חדשים לעסק שלך, באילו כלים אתה בודק אם עובד מתאים לנהל, האם יש לך דרכים לדעת מי מעובדייך הוא נכס חשוב לארגונך, ועליו כדאי לך לשמור?

אם  חשוב לך לטפח מנהיגים שיתרמו לעסק שלך, ניתן בבירור להבחין באנשים המיוחדים ש"יש להם את זה". אנשים שבלי קשר לתחום עיסוקם, כדאי להעסיק או לקדם, משום שהם בעלי תכונות העושות אותם ל"מנצחים", "ווינרים".

מנצחים הם נכס חשוב לכל עסק או ארגון. הם-הם האנשים אשר יורידו עבורך את השמש והירח. איתם כדאי לך לצעוד להשגת מטרותייך, כי הם יהיו המובילים לעסקים טובים יותר ולהצלחה ארגונית.

הנה כמה רעיונות לגבי תכונות אופי ומאפיינים שכדאי לשים אליהם לב אצל אנשים שאתה שוקל להעסיק או לקדם לתפקיד בכיר יותר:

1. דימוי עצמי גבוה – ל"מנצחים" יש דימוי עצמי חיובי. הם תופסים את עצמם כבעלי יכולת ובעלי ערך, ופשוט מעריכים את עצמם כמוצלחים וטובים. הם יודעים שביכולתם להשיג מה שהם רוצים, משום שהישגיהם אינם תלויים באחר, אלא למען האמת, בעיקר ברצונם שלהם. כדאי לך להעסיק ולטפח אנשים כאלה, משום שהם יגשימו את הדימוי העצמי הגבוה שלהם, ויעניקו לארגונך תדמית דומה.

2. לקיחת אחריות – "מנצחים" הם אנשים ש"ממציאים את עצמם": אין להם עניין להיות כמו אחרים, אלא להתנסות בעצמם ולקחת אחריות על התנסויותיהם. ל"מנצחים" יש גם מודעות לעולמם הרגשי, הם מקבלים אחריות מלאה על חייהם ועל מצבים הקורים להם, ולוקחים יוזמה לתקן את מה שצריך לתקן.

3. אופטימיות – אנשים אלה מסוגלים לראות את החצי המלא של הכוס, להסתכל על אירועים מצדם החיובי, ולקבל כל התנסות כמתנה. הם מכירים את עיקרון הנבואה המגשימה את עצמה: הם מתרחקים מדברים ומאנשים שליליים, ומפקחים על מחשבותיהם ודמיונם כדי להשיג את החיובי.

4. קביעת יעדים – "מנצחים" מציבים לעצמם מטרות ומבצעים. הם אינם מצפים שאחרים יארגנו עבורם את החיים. הם לא מחכים שהדברים יקרו להם, וגם לא סומכים שאחרים יחליטו עבורם. אנשים אלה  לא נותנים לחיים לשלוט בהם, אלא מגדירים מה רצוי להם, ומיד יוצאים כדי להגשים. ומי לא היה רוצה אנשים כאלה לצידו?

5. גישה של אמון ופרגון – הרגשת ביטחון בחיים ואמון בזולת, היא בסיס חשוב כדי להצליח. ל"מנצחים" יש אמון בזולת וביחסים הרמוניים, והם מצפים תמיד לטוב ביותר, אולי משום שהם בעצמם ראויים לאמון. הם מפרגנים, מעוניינים תמיד לעזור, ויוצאים לחיים עם גישת "אני בסדר, אתה בסדר". הם מסוגלים לראות את המצב דרך עיני הזולת, להיכנס לנעליו, וליצור תקשורת טובה עם סביבתם.

עכשיו אתה בוודאי אומר לעצמך: הרי אני לא פסיכולוג, אז איך אדע לזהות תכונות אלה? שים לב לדקויות בהתנהגות ובתקשורת של המועמדים שלך. הקשיב לתגובותיהם ולדרך בה הם מציגים את עצמם לפניך. המנצחים בולטים בתוך ההמון. הם בעלי חשיבה, התנהגות וערכים שונים וייחודיים. אלה הם הכוכבים שלך, שאיתם אתה רוצה לנצח. עכשיו, התפקיד מוטל עליך, אתר אותם.

בא לעבודה בחור חדש: התחיל לעבוד והתפטר – אז מהן זכויות המעסיק?

מאת: לימור שטרן

סופסוף מצאתם עובד חדש. הוא עבר את ריאיון הקבלה בהצלחה, נפגשתם שוב וסיכמתם את התנאים להעסקתו. ביום הראשון היה העובד יעיל וכך גם בימים האחרים, אך לאחר כמה ימים, עזב העובד החדש את מקום העבודה. העילה: קבלה למקום עבודה אחר שאליו היה מועמד יחד עם מקום העבודה הנוכחי ואליו התקבל רק לאחר שכבר נכנס לעבוד בבית העסק שלך.

אז מה עושים ומה מגיע לך?

כמעסיק בעבודה שמצריכה הכשרה וחפיפה, הפסדת מתקופת עבודתו הקצרה. כמעסיק סיכמת עם העובד החדש על תחילת עבודתו אצלך ומה יהיו התנאים להעסקתו. במקביל, הפסקת לחפש ולראיין עובדים אחרים. נוסף על כך הכשרת את העובד ולימדת אותו שיהיה מתאים לעבודה אצלך.

בזמן הכשרת העובד אין עדיין תפוקה ורווח ממנו, אך למרות זאת, העובד מקבל את שכרו.

מכאן שהמעסיק יוצא נפסד, ולכן הוא רשאי להגיש תביעת פיצויים כנגד העובד החדש, משום שהפר את ההסכם.

מה יהיה גובה הפיצוי?

גובה הפיצוי אינו מוסכם בחוק וסכום הפיצוי משתנה בהתאם למקרה המדובר, אך בדרך כלל ייגזר הפיצוי מגובה השכר או מעלות העסקת העובד בתקופה בה עבד.

מה זה אומר?

הפיצוי הניתן למעסיק הוא השכר שהיה אמור להינתן לעובד עבור מספר הימים בהם עבד. כיוון שהמעביד "בזבז" את זמנו על העובד החדש שעזב לאחר כמה ימים, הרי שהוא לא נהנה ממלוא תפוקתו של העובד והשקיע עליו הכשרה וחפיפה.

מומלץ למעסיקים שנמצאים בהליך של גיוס עובדים שזקוקים להכשרה וחפיפה שמשמעותה מתבטאת בזמן וכסף, להוסיף ולחייב בהסכם החוזה התחייבות לתקופת זמן מסוימת.

רצוי גם לקבוע "עונש" כפיצוי שמוסכם על שני הצדדים במידה ותתרחש הפרה של החוזה. כמובן שהפיצוי יהיה בהתאמה להשקעת העובד באותה תקופה ויש צורך לשקלל את הנזק הצפוי באם תתרחש עזיבה מהירה של העובד.

כמו בכל תחום רצוי להתייעץ עם עורך דין שמתמחה בדיני עבודה שיידע כיצד להגן ולעגן את זכויותיך כבעל עסק אל מול העובד. עורך הדין יוכל לעזור ולסייע גם במקרה של תביעה כנגד העובד.

כיצד להעריך עובדים (ולמה זה בכלל נחוץ)

יהלי פסקין-וולפשטט, פסיכולוגית, חברת "בסיס להערכה"

חבר ילדות שלי מנהל צוות בחברת היי-טק. אחת לחצי שנה מתבצע בחברה תהליך הערכת עובדים במסגרתו הוא מוערך על ידי המנהל שלו, ומבחינתו הוא צריך להעריך את עובדיו. באופן קבוע בתקופות הללו של השנה הוא מוטרד ועצבני. הוא אומר לעצמו: "אני לא יודע מה לכתוב בחלק של המלל החופשי", "איך אסביר לו למה במדד היזמות הוא קיבל ציון של מתחת למצופה", "אם הציונים של הצוות שלי לא יהיו גבוהים לא אקבל בונוס השנה". העיסוק בעניינים כאלה עלול לפגוע באפקטיביות ובאובייקטיביות של התהליך, וליצור אווירה לא נעימה ומתח במקום העבודה.

כדי לשפר את התהליך יש להבחין בין שני סוגים  של הערכות: הערכה התפתחותית והערכה אדמיניסטרטיבית.

מטרת ההערכה ההתפתחותית היא להבהיר לעובד מה הוא עושה טוב ומה פחות, ולעזור לו להשתפר באזורים החלשים . מטרת השנייה  לעזור למקבלי ההחלטות בארגון לקבל החלטות אדמיניסטרטיביות כגון כיצד לחלק בונוסים, את מי לקדם ואילו הדרכות לקיים.

כעת להמלצות חשובות להפיכת שיחת ההערכה למוצלחת:

1. הערכה מילולית ולא רק כמותית- על המעריך להעריך את העובד, ולהסביר את נקודות החוזקה והחולשה של העובד במילותיו שלו.
2. מיקוד בהתנהגות ולא באדם- יש להתייחס להתנהגויות ספציפיות שהעובד עשה ולמעשים שביצע (למשל: "בישיבה הזאת התנהגת בגסות"), ולהימנע מאמירות כוללות עליו כאדם (למשל: "אתה גס רוח"). חשוב להדגיש כי התנהגויות הן נשלטות, וניתן לשנותן. אין המקום בהערכה מסוג זו לשנות את או להעביר ביקורת על אופי העובד.
3. שימוש בדוגמאות- יש להכין מראש דוגמאות מהשטח שיתמכו בנקודות החוזק ובנקודות החולשה שיועלו. העובד ירגיש כי מוקירים את העבודה הטובה שעשה, אך גם יבין אילו התנהגויות עליו לשנות ומהן התוצאות של אלו.
4. התבססות על עובדות- יש להעריך את העובד על סמך עובדות ולא להתבסס על תחושות, שמועות, ומידע חלקי שמהימנותו לא ידועה.
5. שאלות פתוחות ושיקוף- יש לוודא כי העובד מבין את דברי המעריך כראוי, וזאת על ידי שאילת שאלות פתוחות ("מה אתה לוקח ממה שאמרתי?") ולא רטוריות ("נכון שהבנת אותי?"). בנוסף, על המעריך לוודא שהוא מבין כראוי את דברי העובד על ידי שיקוף (חזרה במילים שלו) ("אז בעצם אתה אומר ש…").
6. תיעוד- מומלץ לתעד את עיקרי הדברים שנאמרים על ידי המעריך והעובד בטופס ייעודי. העתק אחד של הטופס יישמר אצל המעריך, והעתק שני יימסר לעובד. טופס זה הינו בסיס לפעולה עבור העובד, ובסיס להערכה הבאה עבור המעריך. יש משמעות למילה הכתובה ותיעוד בטופס מראה על רצינות, ויוצר התחייבות לביצוע אצל העובד.

ניתן ללמוד מהמלצות אלו כי שימוש נכון בכלי של הערכת עובדים יקל על המעריך הן בהכנת ההערכה והן בהעברתה. הוא אף יכול להקל על העובד המוערך, ולהביא לתפיסת התהליך כמועיל. במחקר שנעשה לאחרונה נמצא כי ככל שתהליך ההערכה נתפס כיותר מסייע ומועיל על ידי העובד, המחויבות הארגונית שלו הייתה גבוהה יותר, וזו  תוצאה חיובית ורצויה.

הנעת העסק לרווחיות: תפסיק לטייח, תתחיל לתכנן

יאיר אבני, מנכ"ל ובעלים של "מחוץ לקופסה", חברה לשירותי שיווק ביצועיים וטלמיטינג

רובנו, בעלי העסקים, מתנהלים מיום ליום, מטפלים בבעיות הבוערות ועוסקים בנושאים השוטפים. מתי בפעם האחרונה לקחת לעצמך יום בשקט, רחוק מהעסק, כדי לחשוב עליו ולבחון – מה ניתן לשפר בהתנהלות, בשירות, במוצר, אילו הוצאות ניתן לצמצם, מהו הבידול שלכם לעומת המתחרים, כיצד לפרסם בדרך יצירתית יותר, כיצד לתקשר עם הלקוחות, האם יש אבטלה סמויה בעסק ועוד.

חשיבה מעין זו תסייע לך לצאת מעמדת הטיוח, מהתנהלות של הסתכלות נקודתית ורגעית רק על היום ואולי על מחר, ולהתחיל לתכנן קדימה, מה לשנות, איך לשפר, ובסופו של יום – איך להביא את העסק שלך – להצליח יותר ולהרוויח יותר.

מה למשל ניתן לבדוק? קח לך יום בשקט, לך לשפת הים עם פנקס ועט, או שב על מדשאה בפארק עם הלפטופ, ופשוט חשוב. מה הפעילות הרצויה לשנה הבאה, מה האפשרויות החדשות שאתה רוצה להמציא לעצמך, מה תרצה להשיג, מה ייחשב הצלחה בעיניך, ואילו צעדים ופעולות אתה צריך לנקוט כדי להגיע לכל זה.

וודאי תאמר לעצמך: תכנית שנתית הינה דבר שחברות גדולות עושות, כאלו עם מחלקות שיווק, מכירות, תפעול, רכש, כוח אדם, וכך הלאה. ואצלך בעסק? ייתכן מאד שאת/ה לבדך בעסק, משהו כמו: ,"One man show", אך האם אתה אצלך בעסק לא "מחולק" ל"מחלקות" שונות כמו: שיווק, מכירות, תפעול, כוח אדם ורכש, ממש כמו בעסקים וחברות גדולות?!

התכנון, החשיבה והכתיבה של תוכנית שנתית לפעילות משיגים עוצמה אדירה בחיי העסק שלך. עצם העצירה והחשיבה על העסק שלך ועל האפשרויות החדשות שאתה רוצה להשיג בשנה הקרובה מפרה. אפשרויות אלה, שאחר כך אתה מתרגם אותן ליעדים, המתורגמים למשימות ביצוע מסודרות, שאותן אתה "שותל" ביומנך לאורך השנה כולה, מהווים תהליך קצר ומעצים, עבורך ועבור העסק שלך.

הם מאפשרים לך, אחת לתקופה, להתבונן "ממעוף הציפור" על העסק שלך, מרבדיו השונים, לקבל החלטות, לקבוע מטרות, עדיפויות ולו"ז שהוא תחום, להשגתן.

התכנון הזה מאפשר לך, בין היתר, לבחון ולתכנן את שיפור התנהלות העסק שלך הן בצדדיו התפעוליים, וכן את תחום השיווק שלו לשנה הקרובה.

אין לך זמן וידע מספיקים לבצע את התכנון השנתי שהעסק שלך זקוק לו? אז תתייעץ במשרדים לייעוץ שיווקי וייעוץ עסקי, המתמחים בסיוע לעסקים בינוניים וקטנים בנושא זה.

גיוס לבד או דרך חברת השמה? יתרונות וחסרונות

רוני אילון-מגר, מנכ"ל חברת "הון אנוש", המתמחה באבחון והשמה איכותיים לתפקידי כספים

בעבר, חברה שביקשה לגייס עובדים חדשים לשורותיה (או להחליף עובדים שנפלטו / פרשו ממנה) פרסמה את המשרות במדור הדרושים בעיתון ובמשך ימים לאחר מכן, הוזרמו אליה קורות חיים בדואר ובפקס. כיום, בעידן שפע המידע, כמעט כל מפרסם מודעת דרושים באתר או ברשת חברתית, מוצף במאות ואף אלפי פניות מדורשי עבודה בדרגות התאמה שונות לתפקיד המסוים שפורסם.

• איפה כאן היתרונות?

• שימוש בשירותי חברת השמה חוסכים למעסיק זמן וכסף, כאשר הן מבצעות עבורו את כל ההליכים הכרוכים באיתור המועמדים המתאימים (איתור מדיית הפרסום הייחודית למועמד, פרסום, סינון, ראיונות ראשוניים, מבדקים, שיבוץ וכן הלאה).

2. חברת השמה מנוסה תסנן עבור המעסיק (ועבור העובד) את הבלתי מתאימים/הבלתי אמינים ותבצע את ההתאמה המקסימלית בין עובד למעביד במינימום זמן. לעיתים, חברה כזו (המתמחה, למשל, בהשמת אנשי כספים) יכולה לחסוך ממך את עגמת הנפש שבגילוי המכאיב ששכרת אדם בעל עבר מפוקפק לתפקיד מנה"ח.
3. חברות ההשמה הינן ה"גלגול" האבולוציוני המתקדם יותר של חברות כוח האדם: הן מבצעות את העבודה "השחורה" של איתור המועמדים המתאימים, אבל העובד הינו עובד החברה מהרגע הראשון. אין בין המעסיק לחברה נותנת השירות התנהלות מתמשכת. העובד תואם את צרכי העסק שלך? אז הוא עובד "שלך".

• והחסרונות:

1. עלול (לעיתים רחוקות ובשלב הראשון) להיווצר פער בין העובד שהמעסיק "צריך" לבין המועמדים שמגיעים אליו דרך חברת ההשמה (בגלל בעיה בהגדרות הראשוניות), אבל לרוב, כאשר מדובר בחברת השמה מקצועית, הפער הזה ייסגר במהירות.
2. מחשבתית, קשה להעביר את "השליטה שבהחלטה" לידי אדם או חברה אחרת. מעסיק עלול לחוש את עצמו "מחוץ" לתהליכי בחירת העובד, מכיוון שהוא איננו מעורב בפועל בכל השלבים והפרטים הקטנים של גיוס המועמד. אולם, זו תחושה מוטעית. חברה מקצועית, מנוסה ואמינה מטרתה לחסוך מהמעסיק את ההתעסקות המיותרת. אולם, ההחלטה הסופית על עתידו של העובד, עדיין נשארת בידיו.

לסיכום:

שירותי חברת השמה מקצועית ואמינה יכולים להוות קיצור דרך יעיל ונוח, עבור מעסיק המעוניין לחסוך לעצמו את הזמן, את הכסף (ואת כאב הראש) שבגיוס עובדים ומאפשרים לו להתמקד במה שחשוב באמת: ניהול העסק.